324 Funktionen. Ein Programm.

• Ein Verlauf je VorgangNotizen, Anrufe, E-Mails, SMS, WhatsApp-Nachrichten und Briefe stehen in einer Zeitleiste, das Neueste oben.Im Einsatz
• Vorgangsarten mit Phasen und PrüfpunktenWasserschaden, Schlüsselverlust, Belegprüfung: Jede Art bringt ihre Schritte, Vorlagen und Prüfpunkte mit.Im Einsatz
• Alle Beteiligten mit Einheit und RolleMieter, Eigentümer, Beirat und Firmen hängen mit Wohnung und Rolle am Vorgang; Kontakte aus den Mails eines Vorgangs werden von selbst übernommen.Im Einsatz
• Ein ganzes Haus anschreibenAlle Eigentümer, nur Eigennutzer oder Vermieter, alle Mieter oder Bewohner mit einem Klick – jeder bekommt seine eigene Nachricht.Im Einsatz
• Vorgänge zusammenführen und umhängenDoppelte Vorgänge werden zusammengeführt – und lassen sich wieder trennen; ein falsch einsortierter Eintrag wandert mit einem Klick zum richtigen Vorgang.Im Einsatz
• Vorgänge für sich markierenEin Klick setzt einen roten Strich; Filter „Meine markierten“ und „Alle markierten“, etwa für die Vertretung.Im Einsatz
• Nur für zugewiesene Mitarbeiter sichtbarVertrauliche Vorgänge sehen nur die Zugewiesenen – auch Administratoren nicht, in keiner Liste, Suche oder auf dem Handy.Probebetrieb
• Abschlussakte von selbst im ArchivBeim Schließen liegt der ganze Verlauf als PDF im Archiv beim Objekt, verknüpft mit Angeboten und Aufträgen; wird der Vorgang erneut geschlossen, entsteht eine neue Fassung.Im Einsatz
• Neue Mail öffnet den Vorgang wiederKommt zu einem geschlossenen Vorgang eine Antwort, geht er von selbst wieder auf – Abwesenheitsnotizen und Lesebestätigungen zählen nicht.Im Einsatz
• Wiedervorlage am VorgangMorgen, in drei Tagen, in einer Woche oder frei – für sich oder für alle Zugewiesenen; fällige Wiedervorlagen stehen auf der Startseite zum Erledigen oder Verschieben.Im Einsatz
• Neu zugewiesen fällt aufWer einem Vorgang zugewiesen wird, findet ihn auf der Startseite und mit „neu für dich“ in der Liste, bis er ihn öffnet – ohne zusätzliche Mail.Im Einsatz
• Haupt- und UntervorgängeGroße Sachverhalte als Baum gliedern: Jeder Untervorgang behält Bearbeiter, Nachrichten und Stand; wer den Hauptvorgang schließt, wird vorher gefragt.Im Einsatz
• Melder getrennt vom AuftragIm Kopf steht, wer gemeldet hat – Kontakt, Firma oder nur Name und Nummer. Eine Firma, die nur meldet, gilt nicht als beauftragt.Probebetrieb
• Neue Firma direkt im Vorgang anlegenFirma samt Ansprechpartner anlegen, im Vorgang oder aus Adress- und Dienstleisterliste, vorher mit Prüfung auf Doppel; aus einer Mail ist das Formular vorbelegt.Probebetrieb
• Zusammenführung aufhebenVersehentlich zusammengeführte Vorgänge lassen sich trennen; eine Vorschau zeigt vorher, was mit Dateien, Anrufen und Zeiten zurückgeht.Im Einsatz
• Ein Eintrag je NachrichtJede Nachricht steht genau einmal im Verlauf; dass sie zugeordnet wurde, steht als Vermerk daran.Probebetrieb
• Rückmeldung der Firmen per KnopfAnnehmen mit Termin, Termin ändern, ablehnen, erledigt melden – direkt aus Mail, SMS oder WhatsApp, ohne Anmeldung.Im Einsatz
• Nachhaken von selbstAntwortet eine Firma nicht auf den Auftrag, geht nach 24 Stunden eine Erinnerung raus.Im Einsatz
• Antworten auf jedem Weg erkanntMeldet sich die Firma per Mail, Anruf oder WhatsApp statt per Knopf, entfällt die Erinnerung, und der Vorgang zeigt einen Hinweis.Probebetrieb
• Antwortfristen, die sich melden„Antwort erwartet bis“: Bleibt die Antwort aus, steht sie auf der Startseite – mit den Knöpfen nachfassen, Frist verlängern oder erledigt.Im Einsatz
• Angebotsanfrage mit festem DatumDie Vorlage setzt das Antwortdatum in den Text; kommt bis dahin nichts, geht genau eine Erinnerung im selben Gesprächsfaden raus.Probebetrieb
• Erst prüfen, dann nachfassenBei jeder überfälligen Antwort zeigt praxi.casa, was seit dem Versand eingegangen ist – Mail von anderer Adresse, Anruf, Portal, SMS oder WhatsApp.Im Einsatz
• Rechnungsadresse bei SondereigentumBetrifft ein Auftrag das Sondereigentum, geht die Rechnung an den Eigentümer der Wohnung, c/o Verwaltung – die Vorlagen ziehen mit.Probebetrieb
• Ein Eingang für alle WegeE-Mail, SMS, WhatsApp und Portalmeldungen landen im Ein- und Ausgangsjournal und am Vorgang.Im Einsatz
• Nachrichten per SMS und WhatsAppEine Handynummer statt einer Mailadresse genügt: Der Empfänger bekommt einen kurzen Hinweis mit Link zur vollständigen Nachricht, der Abruf wird festgehalten.Im Einsatz
• In TransitAlles, was noch rausgeht – Mails, Briefe, WhatsApp – in der Liste „In Transit“; löschen nur vor dem Versand und mit Grund.Im Einsatz
• Zustellung im BlickGeöffnet, gelesen oder unzustellbar steht an der gesendeten Nachricht; Adressen werden schon beim Schreiben geprüft.Im Einsatz
• Gelesen und ungelesen – auch im VorgangEin einziger Gelesen-Stand je Nachricht, im Journal wie im Vorgang, mit Protokoll.Im Einsatz
• Vorlagen mit PlatzhalternAnrede, Objekt, Firma und Termin kommen von selbst in den Text; Bildschirmfotos lassen sich direkt einfügen.Im Einsatz
• Vorgangsnummer schon beim AntwortenBeim Antworten und Weiterleiten steht die Nummer gleich im Betreff, damit die Antwort des Empfängers sicher im richtigen Vorgang landet.Im Einsatz
• Zuordnen mit VorschlägenSteht das Objekt einer Nachricht fest, erscheinen die offenen Vorgänge dieses Hauses ohne Eintippen zur Auswahl.Probebetrieb
• Briefe mit Sendestatus im JournalBriefe stehen als eigener Kanal im Journal: eingeliefert, gedruckt, im Zielgebiet, verzogen – Probleme rot und als Hinweis am Vorgang.Im Einsatz
• Suche ohne WartenListen filtern beim Tippen; jedes Wort muss vorkommen, die Reihenfolge ist egal – „straße 13“ findet das Haus. Die Volltextsuche dauert rund eine halbe Sekunde.Im Einsatz
• Filter in den SpaltenköpfenObjekt, Betreff, Stand und Kontakte direkt in der Vorgangsliste filtern und beliebig kombinieren.Im Einsatz
• Favoriten auf der StartseiteBis zu acht Kacheln je Mitarbeiter mit jedem Menüpunkt, einer gefilterten Liste oder einem Vorgang – mit Zählern.Im Einsatz
• Kein Text geht verlorenNotizen und Mails werden beim Tippen gesichert; wer versehentlich wegklickt, findet den Text beim nächsten Öffnen wieder.Im Einsatz
• Neue ArbeitsoberflächeMenü in fünf Bereichen, Schnellsuche über alles mit Strg + K, Favoriten und Erreichbarkeit des Teams in einer Kopfzeile – in Erprobung.In Vorbereitung
• Auswahlfelder mit SucheJede lange Auswahlliste – Objekte, Firmen, Vorlagen – hat ein Suchfeld und lässt sich ganz mit der Tastatur bedienen.Im Einsatz
• Die Seite bleibt, wo sie warNach dem Speichern springt keine Seite mehr nach oben – intern, mobil und im Portal; aufgeklappte Abschnitte und Filter bleiben.Probebetrieb
• Chat über jeder SeiteGespräche aus Vorgängen und freie Chats unter Kollegen an einer Stelle; das Fenster bleibt beim Seitenwechsel offen und zeigt Neues ohne Neuladen.Im Einsatz
• Auf Notizen antworten wie im ChatWer mit @Name angesprochen wird, antwortet direkt darunter oder von der Startseite aus – mit Lesehaken; ein weiteres @Name holt Kollegen dazu.Im Einsatz
• Fotos im ChatAus Kamera, Fotomediathek oder als Bildschirmfoto; im Gespräch zu einem Vorgang werden die Bilder Dateien des Vorgangs und gehen ins Archiv.Im Einsatz
• Freie Chats zuordnenEin freier Chat lässt sich später einem Objekt zuordnen oder ganz in einen Vorgang übernehmen – mit Nachrichten, Bildern und erfasster Zeit.Im Einsatz
• Gespräche zum Vorgang bleiben AkteFreie Chats löschen nur Administratoren, mit Eintrag im Protokoll; Gespräche aus Vorgängen lassen sich nicht löschen.Im Einsatz

Zur Seite Vorgänge & Postfach

• Nimmt Anrufe an – rund um die UhrTim fragt das Anliegen geordnet ab, auch nachts und am Wochenende, und gibt sich immer als KI zu erkennen.Im Einsatz
• Erkennt AnruferAn der Rufnummer erkennt Tim Mieter, Eigentümer und Firmen und ordnet Objekt und Einheit zu.Im Einsatz
• Vorgangsentwurf zur FreigabeAus dem Gespräch entsteht ein Entwurf mit Zusammenfassung, Abschrift und Aufzeichnung; ein Mitarbeiter prüft und übernimmt mit einem Klick.Im Einsatz
• Durchstellen nach RegelnIst es dringend oder wünscht der Anrufer es, verbindet Tim mit einem erreichbaren Mitarbeiter – zu Bürozeiten; den Notdienst jederzeit.Im Einsatz
• Verweist ins Portal und lädt einBraucht ein Anrufer Unterlagen, verweist Tim ins Portal oder schickt nach dem Gespräch eine Einladung per E-Mail.Im Einsatz
• Feste GesprächsregelnTim liest keine internen Nummern vor, vereinbart keine Termine für Unbekannte und verweist Wohnungsanfragen an das Portal.Im Einsatz
• Sortiert Mails und WhatsApp vorZu jeder neuen Nachricht ohne Vorgang schlägt die KI den passenden Vorgang vor.Im Einsatz
• Notizen per Telefon an TimMitarbeiter rufen von unterwegs an und diktieren eine Notiz; ein bis zwei Minuten später steht sie als Vorgang bei ihnen.Probebetrieb
• Mehrere Anliegen in einem AnrufNennt ein Anrufer mehrere Anliegen, stehen alle in derselben Meldung; hohe Dringlichkeit und Rückrufwunsch setzen sich durch.Probebetrieb
• Leitfaden in Fassungen, nachts ausgewertetDer Gesprächsleitfaden wird in nummerierten Fassungen eingesetzt; die nächtliche Auswertung ordnet jeden Anruf seiner Fassung zu, Auffälligkeiten fließen in die nächste.Im Einsatz
• Auskunft erst nach passender AnschriftÜber eigene Meldungen gibt Tim erst Auskunft, wenn der Anrufer erkannt ist und Straße und Hausnummer richtig nennt; die Meldung nimmt er immer auf.Probebetrieb
• Versteht Straßennamen genauerAbkürzungen, Hausnummernbereiche und kleine Hörfehler fängt Tim auf, ohne ähnlich klingende Straßen zu verwechseln.Probebetrieb
• Anrufererkennung im BrowserKlingelt das Telefon, zeigt praxi.casa den Anrufer mit Objekt und Rolle – über den sipgate-Zugang des Mitarbeiters.Im Einsatz
• Weitergeleitet mit VorwissenStellt Tim durch, sieht der Mitarbeiter sofort, was Tim schon erfahren hat: Name, Anlass, Objekt und Meldung.Im Einsatz
• Telefonieren im BrowserWählen, annehmen, stumm schalten und Wähltasten direkt in praxi.casa, dazu eine kleine Windows-App – in Erprobung.In Vorbereitung
• Lückenlose AnruflisteEin Dienst am Server schreibt alle Anrufe mit; daraus entstehen Anrufliste, Einträge am Vorgang und die Zeit je Gespräch.In Vorbereitung

Zur Seite Telefon & Tim

• Ablage von selbstJede PDF am Vorgang kommt richtig benannt in den Ordner des Objekts im Dokumentenarchiv – nie doppelt, Rechnungen nur auf Klick.Im Einsatz
• Direkt verbunden mit ecoDMSAblegen, suchen und verknüpfen über die Schnittstelle; die Archivnummer kommt zurück und steht am Vorgang.Im Einsatz
• Kontoauszüge legen sich selbst abAuszüge und Bankmitteilungen wandern stündlich beschriftet in den Ordner des Hauses.Im Einsatz
• Freigabe ins Portal per HakenEin Haken im Archiv gibt ein Dokument im Portal frei, das Entfernen zieht die Freigabe zurück – in beide Richtungen abgeglichen.Im Einsatz
• Rechnungen erkannt, ohne DoppelE-Rechnungen liefern Nummer, Datum und Aussteller, sonst erkennt praxi.casa ihn an USt-IdNr., IBAN oder Absender; vor der Ablage wird nach Doppeln gesucht.Im Einsatz
• Hochgeladene Dateien ins ArchivVon Hand hochgeladene PDFs werden wie Mailanhänge abgelegt und versioniert; Rechnungen laufen mit „Zu Bearbeiten“ in die Rechnungsprüfung.Probebetrieb
• Objektauszug für Verkauf oder VerwalterwechselAlle Unterlagen eines Objekts als ZIP: Archiv nach Ordnern, Buchungen, Wirtschaftspläne und Vorgänge mit Verlauf – mit Inhaltsverzeichnis und Prüfsummen.Im Einsatz
• Scan-Eingang mit AblagevorschlagEingescannte Post wird alle fünf Minuten mit der eigenen Texterkennung gelesen; zu jedem Brief steht ein fertiger Vorschlag für die Ablage.Probebetrieb
• Art, Fristen, Beträge und AbsenderRechnung, Mahnung, Vertragsschreiben oder Information; dazu Datum, Fälligkeit, Beträge, Nummern und der Absender an IBAN oder USt-IdNr.Probebetrieb
• Das Objekt nach PunktenVertragsnummer, Objektnummer, Anschrift und frühere Ablagen zählen; „eindeutig“ ist ein Vorschlag nur, wenn nichts im Brief widerspricht.Probebetrieb
• Eindeutige Scans von selbst ablegenSobald sich die Vorschläge im Alltag bewährt haben, sollen eindeutige Scans ohne Klick abgelegt werden.In Vorbereitung
• Ihr BriefbogenAlle Briefe entstehen auf Ihrem Briefbogen, mit eigenen Folgeseiten und im Satzspiegel des elektronischen Briefversands.Im Einsatz
• Brief per E-POSTBriefe werden von selbst eingeliefert, gedruckt und zugestellt; jeder Schritt bei der Post steht im Journal, Probleme rot am Vorgang.Im Einsatz
• Serienbrief in einer DateiFür alle ohne E-Mail-Adresse entsteht ein Brief je Empfänger, gesammelt in einer Datei mit eigener Seitenzählung.Im Einsatz
• Kostenloser TestbriefEin Testbrief wird von der Post geprüft, aber nicht gedruckt; derselbe Brief ein zweites Mal geht nur mit Angabe eines Grundes.Im Einsatz
• Sendungsjournal der PostTäglich kommen Status, Einschreiben-Nummer und Adressrückmeldungen jedes Briefs zurück und werden dem Dokument zugeordnet.Im Einsatz
• Serienbriefe mit TestlaufEtwa für die Jahresabrechnung: Je Empfänger kann vorab ein kostenloser Testbrief hinausgehen; beanstandet ihn die Post, bleibt genau diese Datei gesperrt.Probebetrieb
• Brief aus dem VorgangStatt einer Mail ein Brief auf dem Firmenbogen, mit Unterschrift und digitaler Signatur – gedruckt oder per E-POST, auch als Mail-Anhang.Probebetrieb
• Serie per E-MailUnterlagen zur Versammlung gehen auf Wunsch per Mail statt per Brief: eine Mail je Adresse mit allen Schreiben, mit Ablage und Portalfreigabe.Probebetrieb
• Digital unterschreibenStempel per Maus an die richtige Stelle, Signatur mit persönlichem oder Firmenzertifikat im PDF – auch an mehreren Stellen in einem Zug.Im Einsatz
• Prüfcode am StempelWer den QR-Code scannt, sieht, wer wann unterschrieben hat; jeder Abruf wird festgehalten.Im Einsatz
• UnterschriftslisteAlles, was je unterschrieben wurde: wann, von wem, zu welchem Vorgang, wo es im Archiv liegt.Im Einsatz
• Unterschriebenes Exemplar beim MailenBeim Versand aus dem Vorgang bietet praxi.casa statt des Originals das unterschriebene Exemplar an.Im Einsatz
• Seitenzahl auf der PrüfseiteWer den QR-Code am Stempel scannt, sieht auch die Seitenzahl – so fällt am Ausdruck auf, wenn Seiten fehlen oder hinzugekommen sind.Probebetrieb

Zur Seite Archiv, Briefe & Unterschrift

• Einladung statt RegistrierungZugänge werden Haus für Haus ausgerollt, jeder bekommt seinen persönlichen Link; ein farbiger Punkt zeigt, wer schon dabei ist.Im Einsatz
• Für Mieter, Eigentümer, Beiräte und DienstleisterJeder sieht genau seine Unterlagen, Anliegen, Termine und Schlüssel – wer mehrere Häuser hat, wechselt über Reiter.Im Einsatz
• Portal-Ansicht für das BüroEin Knopf am Objekt zeigt, was Eigentümer oder Mieter sehen – bevor sie es sehen.Im Einsatz
• Eigener Zugang für jeden in der FirmaAnsprechpartner von Dienstleistern werden einzeln eingeladen – mit Stand, letzter Anmeldung und Sperre je Person.Probebetrieb
• Portal als App mit MitteilungenAuf dem Home-Bildschirm ohne Browserleiste, mit Ihrem Logo; schreibt das Büro, kommt eine Mitteilung – nur Absender und Betreff, nie der Text.Probebetrieb
• Stand der Einführung je ObjektIn der Objektliste zeigt eine Spalte, wie viele Personen registriert, eingeladen oder mit abgelaufenem Link noch offen sind.Probebetrieb
• ZugriffsprotokollAnmeldungen, Fehlversuche und abgerufene Unterlagen in einer Liste, filterbar nach Objekt, Person, Art und Zeitraum.Probebetrieb
• Eigennutzer mit zwei SichtenWer seine Wohnung selbst bewohnt, schaltet im Portal zwischen Eigentümer- und Mietersicht um.Probebetrieb
• Widerruf schließt auf Wunsch den ZugangWer die elektronische Zustellung widerruft, kann mit einem zweiten Haken zugleich seinen Zugang schließen; wieder öffnen kann nur das Büro.Probebetrieb
• Unterlagen nach RubrikenAbrechnungen, Einladungen, Protokolle, Energieausweis: geordnet, neue Unterlagen mit Punkt gekennzeichnet.Im Einsatz
• Richtige Person, richtiger ZeitraumUnterlagen der Eigentümer werden der Person zugeordnet, die im jeweiligen Jahr Eigentümer war – Voreigentümer und heutige Eigentümer sehen nur ihre eigenen.Im Einsatz
• Neufassung oder Ergänzung erkanntEine korrigierte Abrechnung ersetzt die alte, Teilkorrekturen und Folgeschreiben stehen daneben – erkannt am Anschreiben.Im Einsatz
• Sammelfreigabe mit ProbelaufEindeutige Unterlagen einer Art auf einmal freigeben; der Probelauf zeigt vorher je Objekt, wer betroffen ist.Im Einsatz
• Zustellkette für MieterHinweis am Abend, Erinnerungen nach drei und sechs Tagen, nach zehn Tagen ein Vorgang „nicht abgeholt“.Im Einsatz
• Abrufe und ZustellnachweisJe Unterlage und Zugang: bereitgestellt, angezeigt, geöffnet – mit jedem einzelnen Abruf. Die Zustimmung zur elektronischen Zustellung liegt im Archiv.Im Einsatz
• Tagesmail über neue UnterlagenEine Sammelmail am Abend, die erst nach einer Wartezeit aus der Liste „In Transit“ geht – bis dahin lässt sie sich ansehen oder löschen.Probebetrieb
• E-Mails mit Dateien im PortalAlle Mails des Büros mit Dateien an die Adresse des Kontos, auch aus der Zeit vor dem Zugang; abgelaufene Download-Links führen dorthin.Probebetrieb
• Ein Dokument für bestimmte PersonenVon der Personenseite aus ein Dokument gezielt für eine oder mehrere Personen ins Portal stellen – eine Freigabe, ein Zustellnachweis.Probebetrieb
• Störung melden mit FotosArt, Wohnung oder Haus, bis zu sechs Fotos – wenige Minuten später steht der Vorgang beim Bearbeiter.Im Einsatz
• Meine Daten – mit FreigabeNeue Telefonnummer, E-Mail oder Anschrift trägt der Bewohner selbst ein; im Büro mit einem Klick übernommen.Im Einsatz
• Abstimmen unter „Meine Anliegen“Läuft ein Umlaufbeschluss, sieht der Eigentümer, ob seine Stimme fehlt, und stimmt direkt ab.Im Einsatz
• Termine buchen und verlegen„Meine Termine“ mit Kalenderdatei; Terminarten lassen sich allen Portalnutzern oder nur den Beiräten anbieten.Im Einsatz
• Meine SchlüsselWer einen Schlüssel hat, sieht ihn, meldet einen Verlust oder bestellt einen Nachschlüssel.Im Einsatz
• Chat am AnliegenJedes Anliegen hat ein Gespräch, immer an einem Vorgang: mit Fotos, Lesehaken und dem Hinweis, wann das Büro antwortet. Interne Notizen bleiben intern.Probebetrieb
• Nachricht an uns oder Schaden meldenZwei klare Wege mit je einem Satz Erklärung, dazu die Notrufnummer der Verwaltung; Anliegen sind Karten, gelb bei neuer Antwort.Probebetrieb
• Belegprüfung im PortalBelege, Buchungen und Kontoauszüge prüfen, ein Haken je Beleg; sichtbar, was die anderen Beiräte schon abgehakt haben.Im Einsatz
• Bankkonten freigebenEtwa die Erhaltungsrücklage: Stand, Jahressummen und alle Umsätze laufend aus den eingelesenen Auszügen, jeder Abruf protokolliert.Probebetrieb
• 3D-Modell und GrundrissDas Modell des Hauses mit der eigenen Wohnung hervorgehoben und der Grundriss des Geschosses – nur zum Ansehen, für einzelne Personen freigegeben.Probebetrieb
• Weitere Unterlagen zur BelegprüfungNeben den Kontoauszügen lassen sich Policen oder Wartungsverträge aus dem Archiv beigeben; jeder Abruf wird festgehalten.Probebetrieb
• Ein Aushang je Haus aus den StammdatenNotruf, Ihre Rufnummer, bis zu zehn Notdienste – in Ihrer Schrift und Hausfarbe; ändert sich eine Firma, gibt es von selbst eine neue Fassung.Im Einsatz
• QR-Code statt ZettelwirtschaftBewohner scannen den Code und sehen die aktuelle Fassung – ohne App, ohne Anmeldung, jede Nummer zum Antippen.Im Einsatz
• Sonderaushänge mit AblaufdatumWasser abgestellt, Ablesetermin, Treppenhausreinigung: gültig von–bis, danach verschwindet der Hinweis.Im Einsatz
• Hängt noch der alte?Die Auswertung zeigt je Haus, wie oft gescannt wurde und ob im Treppenhaus eine überholte Fassung hängt.Im Einsatz
• Aushang im PortalFür Bewohner aufgeklappt, für vermietende Eigentümer zugeklappt, Sonderaushänge oben.Im Einsatz
• Sonderaushang mit Schriftgrößen und VorschauGewählte Größen kommen so aufs Blatt, die Schrift füllt auf Wunsch die freie Fläche, eine PDF-Vorschau zeigt den Aushang vor dem Speichern.Im Einsatz
• Benachrichtigung bei neuem AushangBewohner tragen am QR-Code ihre Mail ein und erfahren von neuen Aushängen ihres Hauses – geschützt gegen Missbrauch, abmelden per Knopf.Probebetrieb
• Hausmeister erfassen Einsätze am HandyAm Haus anmelden, Tätigkeit antippen, mit „Fertig“ beenden, Fotos und Notiz dazu – je Haus und Jahr entsteht ein Vorgang mit allen Einsätzen.Probebetrieb
• Auch ohne Netz im KellerJeder Schritt landet zuerst auf dem Handy und wird übertragen, sobald wieder Netz da ist; doppelt Gesendetes zählt nur einmal.Probebetrieb
• Entfernung zum Haus bei jedem SchrittAnmeldung, Beginn, Ende und Abmeldung mit Entfernung zum Haus, weit entfernte Schritte rot markiert; die Pflicht zur Ortung ist abschaltbar.Probebetrieb
• Tätigkeitenliste, die kurz bleibtStartliste je Firma, eigene Tätigkeiten mit Hinweis auf ähnliche Schreibweisen, die häufigsten stehen oben.Probebetrieb
• Hausmeisterzeiten im Büro auswertenStunden je Objekt und Woche, Zeit je Tätigkeit, Hinweise auf fehlende Abmeldung; jede Korrektur steht im Jahresvorgang.Probebetrieb
• Aufträge für Firmen im PortalUnter „Ihre Aufträge“ annehmen, ablehnen, Termin ändern, erledigt melden und mit dem Büro schreiben – interne Notizen und andere Beteiligte sieht die Firma nie.Probebetrieb

Zur Seite Portal & Hausaushang

• Umlaufbeschluss per E-MailJeder Eigentümer bekommt eine eigene Mail mit dem Beschlussantrag im Wortlaut und den Knöpfen Ja, Nein, Enthaltung.Im Einsatz
• Persönlicher ZugangscodeAbstimmen per Mail-Knopf, über den QR-Code auf dem Abstimmungsblatt oder mit dem neunstelligen Code auf der Abstimmungsseite; nach fünf Fehlversuchen wird gesperrt.Im Einsatz
• Brief für Eigentümer ohne E-MailAnschreiben, Abstimmungsblatt zum Ankreuzen und QR-Code; zurückgeschickte Blätter trägt das Büro in der Zeile des Eigentümers nach.Im Einsatz
• Erst prüfen, dann abgebenDer Knopf in der Mail belegt die Wahl nur vor, abgegeben wird auf der Abstimmungsseite; danach kommt eine Bestätigung in Textform.Im Einsatz
• Erinnern und auszählen von selbstVor Fristende erinnert praxi.casa nur an die fehlenden Punkte, nach der Frist wird nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen ausgezählt.Im Einsatz
• Verkünden mit einem KlickDas Ergebnis geht als Brief auf dem Kopfbogen an alle Eigentümer, liegt im Archiv und steht in der Beschluss-Sammlung.Im Einsatz
• Beschluss-Sammlung je HausAlle Beschlüsse mit Suche und Druckansicht; vorhandene Sammlungen werden übernommen, neue schließen lückenlos an.Im Einsatz
• Einladung und Teilnahme an VersammlungenÜber dieselbe Seite sollen künftig auch Einladungen und die Teilnahme an Eigentümerversammlungen laufen.In Vorbereitung
• Verwalterbestellung im BlickDie Laufzeit der Bestellung liest praxi.casa aus der Beschluss-Sammlung; neun Monate vor Ablauf steht ein Hinweis am Objekt.Probebetrieb
• Belege von selbst zugeordnetpraxi.casa liest die Hausabrechnung ein und ordnet jeder Buchung den Beleg aus dem Archiv zu – Abschläge samt Schlussrechnung, dazu die Kontoauszüge.Im Einsatz
• Prüfen im PortalDer Verwaltungsbeirat prüft online, ein Haken je Beleg, Rückfragen direkt am Beleg; Protokoll und Soll-Ist-Übersicht entstehen von selbst.Im Einsatz
• Hausabrechnung austauschenKommt eine neue Fassung der Abrechnung, bleiben Haken, Rückfragen und von Hand zugeordnete Belege erhalten.Im Einsatz
• Termin zur BelegprüfungBeiräte buchen den Prüftermin selbst über einen Link oder im Portal.Im Einsatz
• Gesamt- und EinzelabrechnungAus den Buchungen des Jahres, mit Erhaltungsrücklage, Vermögensbericht und Abstimmung mit den Bankkonten; solange Mängel bestehen, wird nichts gedruckt.Probebetrieb
• Eine Datei je EigentümerAnschreiben mit dem Ergebnis auf einen Blick, Abrechnung, Bescheinigung nach § 35a EStG, Heizkostenabrechnung und Einzelwirtschaftsplan.Probebetrieb
• Unterschrieben verschickt – auf jedem WegStempel mit Prüfcode, digitale Signatur, dann ein Knopf: Archiv, Portal, E-Mail oder Brief, dokumentiert im Vorgang; vorher eine Probe an sich selbst.Probebetrieb
• Wirtschaftsplan als VorschlagAus der letzten Abrechnung, nach Verteilerschlüssel und Verbrauch, mit der Veränderung je Eigentümer; neue Vorschüsse gelten erst mit dem Beschluss.Probebetrieb
• Beschluss wird zum neuen Soll„Beschluss übernehmen“ macht die beschlossenen Vorschüsse zum Soll jedes Eigentümers, mit Vorschau vorher und anteilig bei Wechsel im Jahr.Probebetrieb

Zur Seite WEG-Verwaltung

• Tagesgenau je MieterFür vermietete Eigentumswohnungen: Mieterwechsel, Leerstand und Vorauszahlungen auf den Tag genau.Im Einsatz
• Einlesen mit einem KnopfMieterliste, Hausabrechnung, Heizkosten des Messdienstes, Lohnkosten und Grundsteuer werden eingelesen und im Hintergrund berechnet.Im Einsatz
• Eigentümer ergänzen selbstFehlen Vorauszahlungen oder der Grundsteuerbescheid, bekommt der Eigentümer eine Mail mit Formular.Im Einsatz
• Fertige UnterlagenAnschreiben, Abrechnungsblatt und Bescheinigung nach § 35a je Mieter als PDF, dazu ein Vorschlag für die neue Vorauszahlung.Im Einsatz
• Einzelauftrag je JahrFür Eigentümer ohne Sondereigentumsverwaltung wird der Auftrag je Wohnung und Jahr eingetragen; ohne Auftrag bleibt die Wohnung außen vor.Probebetrieb
• „Jetzt beauftragen“ per MailErinnerung mit Preis und Knopf, einzeln oder für alle offenen Wohnungen; die Zusage trägt den Auftrag selbst ein und schickt eine Bestätigung.Probebetrieb
• Rechnung als Entwurf in Lexware OfficeIst die Abrechnung versandt, entsteht die Rechnung an den Eigentümer als Entwurf in Lexware Office, mit den Mietern in der Beschreibung.Probebetrieb
• Mit allen BelegenÜberblick, Einnahmen und Ausgaben, Mieter und Zahlungen, alle Buchungen und der Abgleich mit dem Kontoauszug – die Belege aus dem Archiv dahinter.Im Einsatz
• Unterschrieben mit PrüfcodeJede Abrechnung ist digital unterschrieben; einzelne Belege lassen sich herausnehmen, Fotos aus E-Mails kommen aufrecht gedreht dazu.Im Einsatz
• Versand an jeden EmpfängerEigentümer, Bevollmächtigte und Steuerberater bekommen je eine eigene Mail, bis zur Anmeldung mit Einladung ins Portal; Ablage in Archiv und Portal.Im Einsatz
• Rhythmus je ObjektAbrechnung monatlich, vierteljährlich oder jährlich, Ausschüttung monatlich oder vierteljährlich – getrennt einstellbar.Im Einsatz
• Direkt aus der eigenen BuchhaltungAb dem Buchungsbeginn 2027 lesen Mietabrechnung und Ausschüttung direkt aus den festgeschriebenen Buchungen – ohne Ausfuhr oder Zwischentabelle.In Vorbereitung
• Verwaltergebühr von selbst abgerechnetAm Monatsersten entsteht je Objekt die fertige Rechnung in Lexware Office – berechnet je Einheit, mit Zahlungsauftrag vom Objektkonto.In Vorbereitung
• Rechnung geht von selbst an den EigentümerDas PDF der Rechnung kommt ins Archiv und ins Portal und geht per Mail an die Empfänger der Mietabrechnung.In Vorbereitung
• Regel aus den Buchungen vorgeschlagenSockelbetrag, fester Betrag, Kaltmiete oder Überschuss: praxi.casa rechnet jede Regel Monat für Monat nach und schlägt nur vor, was mindestens in zwei Dritteln der Monate stimmt.Im Einsatz
• ÜberweisungsdateiDie Ausschüttung geht als Einzelposten in die Bankdatei; feste Zahlungen wie das Hausgeld an die Gemeinschaft sind berücksichtigt.Im Einsatz
• Ausschüttung im ÜberweisungslaufDie Regel wird einmal freigegeben, danach geht die Ausschüttung jeden Monat am Zahltag hinaus – höchstens einmal je Monat.In Vorbereitung
• Gleiche Logik wie im MietobjektSondereigentumsverwaltungen werden genauso abgerechnet, die Kontoauszüge liegen im Archiv bei der jeweiligen Einheit.Im Einsatz
• Geldbuchhaltung des EigentümersDienen Konten eines Eigentümers mehreren Objekten, führt praxi.casa ab 2027 eine eigene Geldbuchhaltung mit Verrechnung je Objekt.In Vorbereitung

Zur Seite Miet- & Sondereigentum

• Doppelte BuchführungKontenrahmen, Kontoblatt, Summen- und Saldenliste je Buchungskreis – für Gemeinschaften, Mietobjekte und Sonderverwaltungen.Probebetrieb
• Unveränderbar und lückenlosFestgeschriebene Buchungen sperrt die Datenbank selbst; korrigiert wird nur per Storno, die Nummern sind lückenlos und jede Buchung trägt eine verkettete Prüfsumme.Probebetrieb
• Valuta und MonatsabschlussDas Wirtschaftsjahr richtet sich nach der Valuta, gesperrt wird nach dem Buchungsdatum; der Monatsabschluss läuft von selbst.In Vorbereitung
• Buchen von HandJournal je Objekt und Jahr, Buchungen auf bis zu acht Konten, Umbuchung an jeder Zeile, Storno mit Kopie als neuem Entwurf.Probebetrieb
• Schattenbetrieb Monat für MonatAb November rechnet praxi.casa jeden Monat parallel mit und vergleicht Sollstellung und Lastschriften mit der bisherigen Software.Probebetrieb
• Abrechnungen lesen nahtlos weiterJahresabrechnung, Wirtschaftsplan und Belegprüfung lesen vor dem Buchungsbeginn aus der bisherigen Software, danach aus der eigenen Buchhaltung.In Vorbereitung
• Kontoauszüge aus StarMoneyCAMT und MT940 werden eingelesen, schon vorhandene erkannt; eine Prüfung zeigt je Konto Lücken in der Auszugsfolge und Brüche im Saldo.Probebetrieb
• Lernende ZuordnungUmsätze werden nach Regeln zugeordnet, die praxi.casa aus den Zuordnungen lernt; was offen bleibt, steht in einer Arbeitsliste.Probebetrieb
• PDF der Bank verknüpftJeder Umsatz ist mit seiner Zeile im Kontoauszug der Bank verbunden.Probebetrieb
• Lastschrift und ÜberweisungSEPA-Dateien mit Einzelposten zur Übergabe an StarMoney, Mandate am Personenkonto.Probebetrieb
• RücklastschriftenJede Rückgabe wird ein Vorgang mit Zählung in Folge; der Zahler bekommt eine Mitteilung mit den Knöpfen „Ja, kann abgebucht werden“ und „Nein“, ohne E-Mail einen Brief mit QR-Code.In Vorbereitung
• Sollstellung taggenauSollvorgaben, taggenaue Sollstellung und offene Posten je Teilbetrag, im Schattenbetrieb mit der bisherigen Software verglichen.Probebetrieb
• Eröffnung auf den CentDer Saldovortrag wird nach den Regeln der bisherigen Software nachgerechnet; bucht sie noch nach, entsteht nur eine Vortragskorrektur.In Vorbereitung
• Sollvorgaben vormerkenMiete, Hausgeld oder Rücklage ab einem späteren Monat vormerken, jedes Teilfeld einzeln – gestellte Monate bleiben gesperrt.Probebetrieb
• Wechsel mit taggenauer NachberechnungNeuer Mieter oder Eigentümer am Kontoblatt; wird ein Wechsel spät bekannt, rechnet praxi.casa die Monate neu und bucht nur die Differenz.In Vorbereitung
• E-Rechnung lesenZUGFeRD und XRechnung werden gelesen und als Beleg übernommen.Probebetrieb
• Rechnungen aus SammelscansZwölf Monatsrechnungen in einer Datei? Seitenweise gelesen, notfalls mit Texterkennung, den Buchungen zugeordnet und je Rechnung einzeln archiviert.Probebetrieb
• Beleg aus dem KontoblattDie Archivnummer im Buchungstext wird zum Verweis: Beim Darüberfahren erscheint die Rechnung, ein Klick öffnet das PDF.Im Einsatz
• Rechnungseingang bis zur FreigabeVom Beleg über die Prüfung bis zur Zahlungsfreigabe in einem Ablauf.In Vorbereitung
• MahnwesenFür das erste Halbjahr 2027 geplant.In Vorbereitung
• Jahresabschluss und PrüferausfuhrJahresabschluss mit Datenausfuhr für Prüfer und Verfahrensdokumentation – im Laufe des Jahres 2027.In Vorbereitung
• Monatslauf von selbstAm 20. entsteht der Entwurf der Sollstellung, am 25. wird er festgeschrieben; täglich geht die Lastschriftdatei für die nächsten 14 Tage an StarMoney.In Vorbereitung
• Zahlungsaufträge mit FreigabeÜberweisungen mit Beleg und Kontierung, freigegeben mit eigenem Recht; gebucht wird erst, wenn die Belastung auf dem Auszug steht.In Vorbereitung
• Zahlungspläne und RücklagenübertragWiederkehrende Zahlungen einmal anlegen und freigeben; den Übertrag auf das Rücklagenkonto nimmt praxi.casa aus dem Wirtschaftsplan.In Vorbereitung
• Warnungen vor dem ZahlenMögliche Doppelzahlung, fremde IBAN oder abgelaufene Verwalterbestellung erscheinen als Hinweis am Auftrag.In Vorbereitung

Zur Seite Buchhaltung

• Das Haus im BrowserDrehen, zoomen, Geschosse ein- und ausblenden und auseinanderziehen; ein Klick auf eine Wohnung nennt Nummer und Haus und führt zum Grundriss.Probebetrieb
• Aus vorhandenen PlänenDas Modell entsteht je Anlage aus den Plänen der Teilungserklärung oder aus CAD-Plänen – mit ehrlich genannten Grenzen der Genauigkeit.Probebetrieb
• Echte Dächer und NachbarhäuserAus den amtlichen 3D-Gebäudedaten der Landesvermessung, mit Nordrichtung; die Anlage steht über ihrer Tiefgarage.Probebetrieb
• Bedienung mit Vollbild und KompassVergrößern, drehen, kippen, „von oben“ und Grundansicht mit sanfter Kamerafahrt; ein Klick auf den Kompass richtet nach Norden aus.Probebetrieb
• Räume und FlächenBei Modellen aus CAD-Plänen: Räume nach Art eingefärbt, Fläche und Bodenbelag je Raum, Summen je Geschoss.Probebetrieb
• Bauwerksdatei und zweiter BetrachterAusgabe als IFC-Datei für gängige Bauwerksprogramme, dazu ein Betrachter mit Schnittebene, Messen und Eigenschaften.Probebetrieb
• Im Portal freigebenFür einzelne Personen, etwa den Beirat – ohne Herunterladen, ohne Schäden und Vorgänge.Probebetrieb
• Grundriss je WohnungDas ganze Geschoss mit der Wohnung hervorgehoben, neu gezeichnet statt Scan; per Umschalter auch der Originalplan.Probebetrieb
• Lage in WortenGeschoss, „vom Hauseingang aus links“, Nachbarn im Geschoss und die Wohnungen darüber und darunter mit Anteil der überdeckten Fläche.Probebetrieb
• Abstellräume, Stellplätze, AbsperrventileJe Wohnung mit Nummer, Ebene und dem Haus darüber – ein Klick fährt im Modell direkt hin.Probebetrieb
• Wer hängt an welchem StrangEin Klick auf einen Steigstrang zeigt alle angeschlossenen Wohnungen mit Geschoss und Raum.Probebetrieb
• Wasserschaden am StrangIm Vorgang wird der Schaden dem Strang zugeordnet, vorgeschlagen werden die Stränge des eigenen Hauses; die Zuordnung steht sofort im Modell.Im Einsatz
• Schäden nach HäufigkeitIm Modell färben sich die Stränge gelb, orange, rot ab drei Schäden – ein Klick listet die Schäden mit Verweis zum Vorgang.Probebetrieb
• Umgebung mit einem KlickKarte, Straßenansicht, 3D-Luftbild und Apple Karten aus der Objektseite; übertragen werden erst beim Klick und nur die Koordinaten.Im Einsatz
• Dienstleister je ObjektHausmeister, Heizung, Aufzug, Notdienste: je Haus hinterlegt – für Aushang, Auftrag und Telefonassistent.Im Einsatz
• LegionellenprüfungAnlagen, Probestellen und Laborauftrag je Objekt; der Hinweis auf die nächste Prüfung steht rechtzeitig im Vorgang.Im Einsatz
• Energieausweise prüfenRegistriernummer, Gültigkeit und Gebäudedaten werden aus jedem Ausweis gelesen; gültige gehen ins Portal, abgelaufene in einen eigenen Ordner.Probebetrieb
• Zähler und VerbrauchZählerstände und die Anbindung der Messdienste über ihre Schnittstelle sind in Vorbereitung.In Vorbereitung
• Legionellen nach TrinkwasserverordnungEin Befund über dem Maßnahmenwert eröffnet einen Fall: Gesundheitsamt, Aushang, Risikoabschätzung, Maßnahmen, Nachuntersuchungen – jeder Schritt mit Frist und Wiedervorlage.Probebetrieb
• Prüfberichte des Labors einlesenDer Bericht aus dem Archiv wird gelesen: Probestellen, Ergebnisse, Temperaturen; dazu eine Befundtafel je Anlage, farbig nach Einstufung.Probebetrieb
• Hausmeister je Haus erkanntWelche Firma an einem Haus Hausmeister ist, ermittelt praxi.casa aus Mail, Rufnummern, Namen und Aushang – nur bei eindeutigem Ergebnis, sonst als Vorschlag.Probebetrieb
• Zählerliste aus den VersorgerrechnungenZählernummer, Marktlokation und Zählerstände werden aus den Strom- und Gasrechnungen gelesen und dem Haus zugeordnet.Probebetrieb
• Verträge je ObjektVersicherung, Versorgung, Entsorgung, Wartung: Partner, Nummer, Laufzeit, Kündigungsfrist und Kostenkonto, Policen als Verweis ins Archiv.Probebetrieb
• Kündigungsfristen und Preissprünge„Kündigen bis“ wird gerechnet und farbig markiert; aus den Jahresbeiträgen entsteht die Preisentwicklung, Sprünge ab 10 % sind rot.Probebetrieb
• Vorschläge aus den BuchungenAus den Ausgaben auf Vertragskonten entsteht je Objekt und Empfänger ein Vorschlag mit Zahlweise und Belegen.Probebetrieb
• Belege nachts gelesenNachts liest praxi.casa die Belege; zeigen mindestens zwei dieselbe Vertragsnummer und keiner widerspricht, entsteht der Vertrag von selbst.Probebetrieb

Zur Seite Gebäude, 3D & Technik

• Begehung, Termin und AbnahmeMit dem eigenen Telefon im Browser: Prüfliste, Zustand, Fotos, Teilnehmer, Ankunft und Verlassen.Im Einsatz
• Das nächste Haus steht obenDie Objektliste ist nach Entfernung zum eigenen Standort sortiert.Im Einsatz
• Die KI beschreibt die FotosWenn vor Ort keine Zeit für eine Bemerkung war – gekennzeichnet und am Schreibtisch nachzubessern.Im Einsatz
• Aus jedem Mangel ein VorgangMit Objekt, Fotos und Erfasser, verknüpft mit dem Termin; das Protokoll liegt als PDF im Archiv.Im Einsatz
• Gespräch vor OrtNur Zeit, Teilnehmer und eine kurze Notiz – für den schnellen Termin ohne Fotos und Protokoll.Im Einsatz
• Auch bei schwachem NetzFotos gehen in kleinen Stücken auf die Reise; die Prüfliste pflegen Sie selbst.Im Einsatz
• Fotos nachträglich am SchreibtischJeder Punkt eines Termins nimmt Fotos auch später an – ausgewählt, hineingezogen oder aus Mails und WhatsApp des Vorgangs übernommen.Im Einsatz
• Wer von der Firma dabei warDie Person der Firma wählen oder ändern, auch nachträglich; Unbekannte werden gleich als Ansprechpartner angelegt – auch ohne Netz.Im Einsatz
• Mehrere Fotos hintereinanderEine Kamera im Vollbild: auslösen, so oft es nötig ist, Bilder im Streifen prüfen, dann alle auf einmal an den Punkt.Probebetrieb
• Der Termin als ein Kasten im VorgangAlle Vermerke eines Vor-Ort-Termins stehen im Vorgang in einem aufklappbaren Kasten – mit Stand, Zeit vor Ort und Ergebnis.Probebetrieb
• praxi.casa als AppAuf dem Startbildschirm von iPhone und iPad: Objekte, Dienstleister, Vor Ort, Schlüssel, meine Vorgänge und Aushang scannen.Im Einsatz
• Anmeldung mit Face IDFace ID oder Touch ID ersetzt Passwort und zweiten Faktor; Gesichts- und Fingerdaten verlassen das Gerät nie.Im Einsatz
• Suche über allesVorgänge, Objekte, Einheiten, Mieter, Eigentümer und Firmen – mit denselben Rechten wie am Schreibtisch.Im Einsatz
• Notiz, Telefonnotiz, neuer VorgangUnterwegs schreiben und anlegen; Mieter und Eigentümer der Einheit sind als Kontakte schon vorbelegt.Im Einsatz
• Aushang scannenDie Kamera liest den Code im Treppenhaus und öffnet die Seite des Objekts.Im Einsatz
• Firmen mit DirektwahlDienstleister nach Gewerk, Telefon, Mobil und Notdienst zum Antippen.Im Einsatz
• Chat auf dem HandyAlle Gespräche auch mobil, mit Fotos aus der Kamera und einer Mitteilung bei neuer Nachricht oder Erwähnung – auch bei geschlossener App.Im Einsatz
• Journal auf dem HandyEingang und Ausgang über alle Wege, mit Filtern und denselben Sichtbarkeitsregeln wie am Schreibtisch.Im Einsatz
• Auf Mails antworten im VorgangAntworten direkt auf dem Handy, vorbelegt wie am Schreibtisch, mit Antwortfrist und im selben Gesprächsfaden.Probebetrieb
• Die App bleibt angemeldetAuch wenn das Gerät die App zwischendurch schließt; ob eine Sitzung gilt, entscheidet weiter der Server.Probebetrieb
• Etikett mit QR-CodeNur Code und Nummer, die nichts über das Haus verraten; ein Finder landet auf einer Fundseite mit Ihrer Anschrift.Im Einsatz
• Herausgabe mit UnterschriftAn Mitarbeiter per Scan, an Firmen, Mieter und Eigentümer mit Unterschrift auf dem Tablet; die Quittung hängt am Vorgang.Im Einsatz
• Schlüsselschrank und InventurJeder Schlüssel hat seinen Haken; die Inventur vergleicht Soll und Ist, nach Fristablauf geht eine Erinnerung raus.Im Einsatz
• Schließanlagen und SchlüsselartenSchließanlagen je Objekt, eigene Schlüsselarten wie „Fahrradkeller“, Kennzeichen „sicherheitsrelevant“.Im Einsatz
• Schlüssel „passt nicht“Mit Datum, wer es festgestellt hat, und Bemerkung; solche Schlüssel sind rot markiert und lassen sich filtern.Im Einsatz
• Schlüssel-App auf dem eigenen TelefonAuf dem eigenen Telefon mit Face ID und angemeldet bleiben, am Büro-Tablet mit Mitarbeiterkarte und Abmeldung nach Zeit.Probebetrieb

Zur Seite Vor Ort, Schlüssel & Mobil

• Eigener Kalender und „Alle Kalender“Die eigene Woche als Zeitraster, dazu alle Kollegen nebeneinander und Gruppenkalender als eigene Zeile; Termine nach Art gefärbt, Urlaub und Feiertage grau.Probebetrieb
• Abgleich mit david in beide RichtungenVor dem Speichern prüft praxi.casa Überschneidungen direkt in david; dort verschobene oder gelöschte Termine kommen zurück.Probebetrieb
• Erste freie Zeit vorbelegtKernzeit laut Arbeitszeitmodell, ohne Feiertage, Abwesenheiten und belegte Termine – die erste passende Zeit steht schon im Formular.Probebetrieb
• Termin für Kollegen eintragenDirekt in den Kalender eines Kollegen, ohne Einladung; er bekommt einen Hinweis – auch bei Änderung, Verlegung oder Absage.Probebetrieb
• Privat bleibt privatBei privaten Terminen sehen Kollegen nur „privat“ und die Zeit, Administratoren eingeschlossen; den Grund einer Abwesenheit sieht nur, wer sie genehmigt.Probebetrieb
• Termine im Vorgang mit Vorschlag„Termin zu diesem Vorgang eintragen“ schlägt Art und Dauer aus früheren Terminen vor, bei Versammlungen auch die übliche Uhrzeit.Probebetrieb
• Direkt im eigenen KalenderFreie Zeiten als Block im david-Kalender von Tobit eintragen – gebucht wird daraus, der Termin steht sofort im Kalender.Im Einsatz
• Persönliche TermineTelefon- oder Bürotermin bei einem Mitarbeiter: frei ist seine Kernzeit an Arbeitstagen, ohne Urlaub, Feiertage und belegte Zeiten.Im Einsatz
• Alle Kalender berücksichtigtAuch eingeblendete Gruppenkalender, Serientermine und mehrtägige Einträge belegen die Zeit.Im Einsatz
• Verlegen und absagen durch den GastBestätigung mit Kalendereinladung und persönlichem Link; Fristen für Buchen, Verlegen und Absagen je Terminart.Im Einsatz
• Wochenkalender, auch am HandyFreie Zeiten als Kalenderblatt je Woche zum Blättern; der Ort öffnet die Karte.Im Einsatz
• Kurze LinksEin Link je Terminart und je Mitarbeiter, zum Kopieren in Mail, Brief oder Website.Im Einsatz
• Im Portal angebotenJe Terminart für alle Portalnutzer, nur für Beiräte oder nur über den Link; Name und E-Mail sind dann schon ausgefüllt.Im Einsatz
• Vor-Ort-Termine mit FahrzeitFahrzeit vom Büro oder vom vorigen Termin als Vor- und Nachlauf, aus der Lage der Häuser berechnet – ohne fremden Dienst.In Vorbereitung
• Rückrufe in freigegebenen ZeitblöckenMitarbeiter geben Blöcke „frei: Rückruf“ frei; nur dort sind Rückrufe buchbar, der Anrufer bekommt eine Bestätigung mit Kalenderdatei.Probebetrieb
• Zeit je Objekt, nebenbei gemessenAn Vorgängen, Mails, Buchhaltung, Aushängen und Abrechnungen – getrennt nach WEG, Mietverwaltung und Sondereigentum.Im Einsatz
• Kommen und GehenEin Knopf in der Kopfleiste; vergessen, schlägt praxi.casa die Zeit aus der ersten und letzten Tätigkeit vor.Im Einsatz
• Zeitkonto, Urlaub, AnträgeArbeitszeitkonto mit Grenzen, Urlaub mit Übertrag, Anträge auf Urlaub, Überstundenabbau und Zeitkorrektur.Im Einsatz
• Hinweis auf den ResturlaubDer gebotene Hinweis kommt rechtzeitig von selbst – auf die Startseite und per Mail.Im Einsatz
• Zeit wandert bei Korrekturen mitWird später Haus, Einheit oder Verwaltungsart korrigiert oder ein Vorgang zusammengeführt, ordnet praxi.casa die erfasste Zeit selbst neu ein.Probebetrieb
• Chat-Zeit zählt mitEin Gespräch zum Vorgang zählt als Bearbeitung des Vorgangs, ein freier Chat als „Chat“ – am Schreibtisch wie auf dem Handy.Im Einsatz
• Aufwand als Rechnung in Lexware OfficeNoch nicht abgerechnete Zeit eines Vorgangs als Rechnungsentwurf: auf Viertelstunden gerundet, Stundensatz je Verwaltungsart, danach der Zahlstand am Vorgang.Probebetrieb
• Das Telefonat zählt ganzDie Telefonnotiz startet die Stoppuhr, das Speichern bucht die ganze Gesprächszeit am Vorgang.Probebetrieb

Zur Seite Termine & Arbeitszeit

• Eigener ServerIm Büro oder als virtuelle Maschine auf vorhandener Technik; dazu ein normaler Internetanschluss und eine feste IP-Adresse.Im Einsatz
• Volle Hoheit über die DatenEigene Datenbank, eigene Verzeichnisse, Zugriff per SSH auf alles; was im Büro gearbeitet wird, verlässt das Haus nicht.Im Einsatz
• Portal und App inklusiveAuch das Portal und die App für unterwegs kommen von Ihrem Server, unter Ihrer eigenen Adresse.Im Einsatz
• Täglich gesichertJede Nacht Datenbank, Programm und Konfiguration auf eine Speicherstation im Haus, die letzten fünf Stände aufbewahrt; die Buchhaltung zusätzlich für sich.Im Einsatz
• Mehr als 50 Aufgaben im HintergrundAblegen, zuordnen, erinnern, nachfassen – jede mit Zeitplan, letztem Ergebnis und Meldung, wenn etwas nicht geklappt hat.Im Einsatz
• Auslastung im BlickDiagramme zu Server, Netz und Internetanschluss, getrennt nach Mitarbeitern, Portal und Schnittstellen.Im Einsatz
• KI im eigenen HausTexte und Fotos können von einem Sprachmodell auf eigener Hardware ausgewertet werden, statt sie nach außen zu geben.Im Einsatz
• Jede Sicherung geprüftVor dem Lauf wird das Ziel geprüft, danach Lesbarkeit, Länge und Prüfsumme; erst dann wird die Kopie auf dem Server gelöscht.Im Einsatz
• Stand der Sicherung auf einen BlickEine Karte in den Einstellungen zeigt Ziel, aufbewahrte Stände und den letzten Lauf; je Lauf ein eigener Ordner.Im Einsatz
• Rechte je RolleMitarbeiter, Portalnutzer und Firmen sehen genau, was sie sehen sollen; wer nur eigene Objekte betreut, sieht nur diese – auch Personen, Verträge und die Begehungs-App.Im Einsatz
• Jede Änderung protokolliertWer hat wann was geändert, gelesen, verschickt – das Protokoll läuft immer mit.Im Einsatz
• Zwei Faktoren von außenVon außen ist ein zweiter Faktor Pflicht, für Administratoren und festgelegte Rollen auch im Büro; eingerichtet mit Code per E-Mail und Authenticator-App.Im Einsatz
• Passkey statt PasswortFace ID, Touch ID oder Windows Hello – ohne fremde Bibliothek gebaut.Im Einsatz
• Geprüft und gehärtetDer Code wird regelmäßig in der Tiefe geprüft, zuletzt im Oktober 2026; jeder Befund wird in einem eigenen Paket abgearbeitet und nachgewiesen.Im Einsatz
• Zugangsdaten nur verschlüsseltPasswörter und Schlüssel aller Anbindungen liegen verschlüsselt in der Datenbank, der Bereich öffnet sich nur nach erneuter Anmeldung; der Schlüssel lässt sich jederzeit wechseln.Im Einsatz
• Ein Rechtesystem für jede SeiteDie Rechte der Benutzerverwaltung gelten überall, „lesen“ heißt ohne Ändern; verweigerte Zugriffe stehen im Protokoll.Probebetrieb
• Automatische AbmeldungNach einstellbarer Untätigkeit und Höchstdauer; im eigenen Büronetz abschaltbar, im Portal immer an.Probebetrieb
• Befristete DateiverweiseVerweise auf Anhänge in Mails gelten 60 Tage, danach führen sie ins Portal – nur für die Adresse, an die die Mail ging.Probebetrieb
• Eingaben bereinigt, Dateien geprüftTexte aus Editoren werden auf erlaubte Formatierung bereinigt, Bilder am Inhalt geprüft, Anhänge nie als Webseite ausgeliefert.Probebetrieb
• Sparsame Rechte für Portal und TelefonPortal und Telefonassistent lesen über eigene Datenbankrollen nur die Felder, die sie wirklich brauchen.Probebetrieb
• Heikle Änderungen nur mit BestätigungRollen, Sperren, fremde Passwörter: Wer das ändert, bestätigt es mit dem eigenen Passwort oder Code; der letzte Administrator ist geschützt.Im Einsatz
• Passwortregel im eigenen HausHäufige Passwörter, Tastaturreihen und der eigene Name werden abgelehnt – geprüft auf dem eigenen Server, ohne Abfrage bei fremden Diensten.Im Einsatz
• Eigenes Passwort nach VergabeWer ein Passwort vom Administrator bekommt, wählt bei der ersten Anmeldung ein eigenes; Einladungslinks gelten 24 Stunden.Im Einsatz
• Gemeinsame Konten nur im BüroKonten, die sich mehrere teilen, brauchen immer einen zweiten Faktor und lassen sich nur aus dem Büronetz anmelden.Probebetrieb
• Verschlüsselung nach aktuellem StandAlle Adressen nur verschlüsselt erreichbar, Zertifikate verlängern sich selbst, jede Seite trägt einheitliche Schutzangaben.Im Einsatz
• Dienste ohne SonderrechteHintergrunddienste und die Vorschau von Anhängen laufen abgeschottet unter eigenem Benutzer, mit Schreibrecht nur für ihren Ordner.Im Einsatz
• Mailverbindungen mit ZertifikatsprüfungAbruf und Versand prüfen das Zertifikat des Mailservers; ist die Prüfung aus, warnen die Einstellungen rot.Probebetrieb
• Wartung nur am Server selbstEinrichtung und Wartungsprogramme laufen nur am Server; eine fertige Anlage lässt sich nicht von außen neu einrichten.Probebetrieb
• Eine Person, ein DatensatzJede Person hat eine eigene Nummer und eine Seite – ob Mieter, Eigentümer oder Dienstleister. Anschrift und Erreichbarkeit stehen nur dort, alles andere liest davon.Im Einsatz
• Übernahme aus der bisherigen SoftwareDer Bestand wird laufend übernommen; Adressen und Firmen pflegt praxi.casa danach selbst, mit Herkunft je Feld.Im Einsatz
• Firmenstamm mit BereinigungRufnummern, E-Mails und Anschriften werden vereinheitlicht, Unklares landet auf einer Liste „Bitte ansehen“.Im Einsatz
• Doppelte Firmen zusammenführenSichere Fälle von selbst, die übrigen mit Gegenüberstellung und Vorschau; alle Verweise ziehen mit.Im Einsatz
• Große Anlagen übersichtlichAb 40 Einheiten nach Häusern gegliedert, mit Suchfeld für Einheit, Name, Telefon und Stellplatz.Probebetrieb
• Angaben aus Mail-SignaturenAus den letzten Mails einer Firma liest praxi.casa Anschrift, Rufnummern und Webseite; übernommen wird per Klick, nie still überschrieben.Im Einsatz
• Adressbestand der Reihe nachHaken „überarbeitet“, Filter und „nächste offene Adresse“ – so wird der übernommene Bestand Stück für Stück bereinigt.Im Einsatz
• Ansprechpartner bei EigentümernBuchhaltung, Angehörige, Bevollmächtigte: Im Vorgang gewählt, erhalten sie Mail und SMS mit eigener Anrede.Probebetrieb
• „Wo eingetragen“ je FirmaEin Kasten zeigt, wo ein Dienstleister überall vorkommt: Objekte, Vorgänge, Aushänge, Schlüssel, Prüfungen.Probebetrieb
• Neue Rufnummer aus dem Vorgang übernehmenRuft jemand von einer unbekannten Nummer an, übernimmt ein Klick sie in die Adresse; der alte Wert bleibt im Verlauf.Probebetrieb
• PersonenseiteRollen, Einheiten, Anschrift, Briefanrede, Konten und Dienstleister einer Person auf einer Seite; eine Änderung gilt sofort überall.Im Einsatz
• Doppelte Personen zusammenführenVorschläge mit gleichem Namen, Vergleich nebeneinander, gültiger Wert je Feld; Konten, Einheiten und Zustellung ziehen mit.Im Einsatz
• Firmen mit Personen verknüpftDerselbe Mensch als Hausmeister und Eigentümer, eine GmbH als Dienstleister und Eigentümerin – verknüpft, ohne doppelt gepflegt zu werden.Im Einsatz
• Zustellung an DrittePost an Betreuer, Bevollmächtigte oder Steuerbüro je Einheit, Objekt oder allgemein – wirksam für Brief, Mail, Umlauf und Abrechnung.Im Einsatz
• Zweite Ausfertigung an die PersonAuf Wunsch bekommt die Person zusätzlich ihr eigenes Exemplar, per Mail oder als Brief, mit eigenem Prüfcode.Probebetrieb
• Neue Anschrift aus dem Brief übernehmenWeicht die Anschrift im Brief ab, speichert ein Haken sie als Postanschrift der Person – für alle künftigen Schreiben.Probebetrieb
• Aufzeichnung nur mit EinwilligungLehnt ein Anrufer die Aufzeichnung ab, wird weder Aufnahme noch Mitschrift gespeichert; einstellbare Löschfristen werden täglich angewendet.Probebetrieb
• Datensparsame ZustellkontrolleFestgehalten wird nur das erste Öffnen einer Mail, ohne Gerät; IP-Adressen werden nach 90 Tagen gekürzt, ein Textvorschlag für die Datenschutzerklärung liegt bei.Probebetrieb
• Mitteilungen ohne InhaltÜber Apple oder Google läuft nur eine leere Mitteilung; den Text holt das Handy direkt von Ihrem Server.Im Einsatz
• Entwicklungsabzüge ohne GeheimnisseDatenabzüge für die Weiterentwicklung enthalten keine Passwörter, Schlüssel und IP-Adressen; jeder Abzug wird protokolliert.Probebetrieb

Zur Seite Betrieb & Sicherheit

• ecoDMSDokumentenarchiv: ablegen, suchen, verknüpfen, Portal-Freigabe per Haken.Im Einsatz
• fonioSprachdienst des Telefonassistenten: Anrufer, Objekt und Vorgänge während des Gesprächs abfragen.Im Einsatz
• david von TobitE-Mails landen im Journal, Termine werden gebucht und in beide Richtungen abgeglichen – über eine eigene Brücke mit Wächter.Im Einsatz
• sipgateAnrufererkennung am Arbeitsplatz über den Zugang des Mitarbeiters.Im Einsatz
• Lexware OfficeRechnungen für Zusatzleistungen entstehen als Entwurf, die Verwaltergebühr ab 2027 als fertige Rechnung; PDF und Zahlstand kommen zurück.Probebetrieb
• E-POSTBriefe werden eingeliefert, der Zustellstand kommt zurück.Im Einsatz
• StarMoneyKontoauszüge aller Banken (CAMT, MT940), Zahlungen als SEPA-Datei.Im Einsatz
• WhatsApp und SMSSenden und Empfangen über das Unternehmenskonto, SMS über ein eigenes Gateway.Im Einsatz
• MessdiensteHeizkostenabrechnungen werden gelesen und je Mieter übernommen.Im Einsatz
• KartenGoogle Maps und Apple Karten für die Umgebung eines Objekts.Im Einsatz
• Amtliche 3D-GebäudedatenDächer und Nachbarhäuser aus den offenen Daten der Landesvermessung.Probebetrieb
• Jedes MailprogrammNeben TeamDavid lässt sich jede andere Software über IMAP und SMTP anbinden.Im Einsatz
• Messdienste per SchnittstelleAbrechnungsdaten und unterjährige Verbrauchsinformation direkt vom Messdienst – in Vorbereitung.In Vorbereitung

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