Portal & Hausaushang
Mieter, Eigentümer, Beiräte und Dienstleister sehen genau ihre Unterlagen, Anliegen, Termine und Schlüssel – unter Ihrer Adresse, auf Ihrem Server. Anliegen werden im Chat geklärt, Hausmeister erfassen ihre Einsätze am Haus, und Sie können belegen, wann eine Abrechnung abgeholt wurde.
Portal
Ein Portal für Mieter, Eigentümer, Beiräte und Dienstleister – auf Ihrem Server, unter Ihrer Adresse. Unterlagen liegen bereit, statt als Anhang durch fremde Postfächer zu wandern, Meldungen kommen als fertiger Vorgang an, und Sie können belegen, wann eine Abrechnung abgeholt wurde.
Zustellkette für die Nebenkostenabrechnung an Mieter
Art wie beim Telefonassistenten, Wohnung oder Haus, bis zu sechs Fotos: Wenige Minuten später steht der Vorgang mit Fotos beim zuständigen Bearbeiter – und unter „Meine Anliegen“ im Portal.
Zugänge werden über einen Vorgang ausgerollt: Jeder Eigentümer bekommt seine eigene Mail mit persönlichem Einladungslink. Ein farbiger Punkt zeigt je Person, wer registriert, eingeladen oder noch offen ist.
Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Einladungen und Protokolle werden im Archiv gesucht und der Person zugeordnet, die im jeweiligen Jahr Eigentümer war. Neufassungen ersetzen die alte, Ergänzungen stehen daneben – freigegeben mit einem Klick oder als Sammelfreigabe.
Bereitgestellt, angezeigt, geöffnet: Je Objekt, Unterlage und Zugang sieht das Büro, wer was wann geöffnet hat – mit jedem einzelnen Abruf. Die Zustimmung zur elektronischen Zustellung liegt im Archiv.
Neue Telefonnummer oder E-Mail-Adresse trägt der Bewohner selbst ein. Nach der Freigabe im Büro gilt sie überall: im Vorgang, für Mail, SMS und Portal.
Läuft ein Umlaufbeschluss, sieht der Eigentümer im Portal, ob seine Stimme noch fehlt, und stimmt dort ab. Sonderaushänge und der Aushang des Hauses stehen gleich darüber.
Verwaltungsbeiräte prüfen Belege, Buchungen und Kontoauszüge im Portal und sehen, was die anderen Beiräte schon abgehakt haben.
Wer einen Schlüssel hat, sieht ihn im Portal, meldet einen Verlust oder bestellt einen Nachschlüssel – freigegeben wird im Büro.
Am Objekt zeigt ein Knopf, was Eigentümer oder Mieter im Portal sehen – bevor sie es sehen.
Hausmeister & Firmen
Hausmeister und Handwerksfirmen bekommen ihren eigenen Zugang zum Portal – jeder Mitarbeiter einzeln. Sie erfassen ihre Einsätze am Haus und erledigen ihre Aufträge, ohne dass im Büro jemand abtippt.
Probebetrieb seit Oktober 2026
Chat am Anliegen
Mieter und Eigentümer schreiben direkt im Anliegen, das Büro antwortet aus dem Vorgang – am Schreibtisch oder vom Handy. So steht jede Nachricht dort, wo sie hingehört, und nichts verschwindet in einem privaten Messenger.
Jedes Anliegen hat sein Gespräch, mit Fotos und Lesehaken auf beiden Seiten. Das Portal zeigt, ob gerade jemand erreichbar ist oder wann geantwortet wird. Interne Notizen gehen nie ins Portal.
„Nachricht an uns“ für alle Fragen, „Schaden oder Mangel melden“ mit Ort und Fotos – je mit einem Satz Erklärung, dazu die Notrufnummer der Verwaltung.
Auf dem Home-Bildschirm öffnet es ohne Browserleiste, mit Ihrem Logo als Symbol. Schreibt das Büro, kommt eine Mitteilung auf alle Geräte – ein- und ausschalten unter „Meine Daten“.
Was das Büro mit Dateien verschickt hat, steht im Portal zum Herunterladen – auch aus der Zeit vor dem Zugang. Einschreiben erscheinen erst nach bestätigtem Empfang.
Anmeldungen, Fehlversuche und abgerufene Unterlagen in einer Liste. In der Objektliste zeigt eine Spalte je Haus, wie weit die Einführung des Portals ist.
Für Beirat und Eigentümer
Was früher per Mail angefragt und als Anhang verschickt wurde, liegt im Portal bereit – für genau die Personen, denen Sie es freigeben. Jede Freigabe lässt sich entziehen, jeder Abruf wird festgehalten.
Zum Beispiel die Erhaltungsrücklage für den Beirat: Kontostand, Jahressummen und alle Umsätze, laufend aus den eingelesenen Auszügen – auch wenn die Bank nur einmal im Jahr einen Auszug schickt.
Das Modell des Hauses öffnet mit der eigenen Wohnung hervorgehoben, darunter der Grundriss des Geschosses mit dem Abstellraum. Nur zum Ansehen: kein Herunterladen, keine Schäden, keine fremden Einheiten.
„Meine Termine“ mit Kalenderdatei, verlegen oder absagen mit einem Klick. Terminarten wie die Belegprüfung lassen sich allen Portalnutzern oder nur den Beiräten anbieten.
Hausaushang
Wer ist der Hausmeister, wen ruft man beim Rohrbruch an, wann kommt der Schornsteinfeger? Der Hausaushang entsteht aus den Stammdaten – auf Papier fürs Treppenhaus und per QR-Code auf jedem Telefon.
Alle Funktionen
Jede Funktion mit ihrem Stand: im Einsatz wird täglich benutzt, Probebetrieb läuft und wird erprobt, in Vorbereitung ist geplant oder in Teilen gebaut.
Zugänge werden Haus für Haus ausgerollt, jeder bekommt seinen persönlichen Link; ein farbiger Punkt zeigt, wer schon dabei ist.
Jeder sieht genau seine Unterlagen, Anliegen, Termine und Schlüssel – wer mehrere Häuser hat, wechselt über Reiter.
Ein Knopf am Objekt zeigt, was Eigentümer oder Mieter sehen – bevor sie es sehen.
Ansprechpartner von Dienstleistern werden einzeln eingeladen – mit Stand, letzter Anmeldung und Sperre je Person.
Auf dem Home-Bildschirm ohne Browserleiste, mit Ihrem Logo; schreibt das Büro, kommt eine Mitteilung – nur Absender und Betreff, nie der Text.
In der Objektliste zeigt eine Spalte, wie viele Personen registriert, eingeladen oder mit abgelaufenem Link noch offen sind.
Anmeldungen, Fehlversuche und abgerufene Unterlagen in einer Liste, filterbar nach Objekt, Person, Art und Zeitraum.
Wer seine Wohnung selbst bewohnt, schaltet im Portal zwischen Eigentümer- und Mietersicht um.
Wer die elektronische Zustellung widerruft, kann mit einem zweiten Haken zugleich seinen Zugang schließen; wieder öffnen kann nur das Büro.
Abrechnungen, Einladungen, Protokolle, Energieausweis: geordnet, neue Unterlagen mit Punkt gekennzeichnet.
Unterlagen der Eigentümer werden der Person zugeordnet, die im jeweiligen Jahr Eigentümer war – Voreigentümer und heutige Eigentümer sehen nur ihre eigenen.
Eine korrigierte Abrechnung ersetzt die alte, Teilkorrekturen und Folgeschreiben stehen daneben – erkannt am Anschreiben.
Eindeutige Unterlagen einer Art auf einmal freigeben; der Probelauf zeigt vorher je Objekt, wer betroffen ist.
Hinweis am Abend, Erinnerungen nach drei und sechs Tagen, nach zehn Tagen ein Vorgang „nicht abgeholt“.
Je Unterlage und Zugang: bereitgestellt, angezeigt, geöffnet – mit jedem einzelnen Abruf. Die Zustimmung zur elektronischen Zustellung liegt im Archiv.
Eine Sammelmail am Abend, die erst nach einer Wartezeit aus der Liste „In Transit“ geht – bis dahin lässt sie sich ansehen oder löschen.
Alle Mails des Büros mit Dateien an die Adresse des Kontos, auch aus der Zeit vor dem Zugang; abgelaufene Download-Links führen dorthin.
Von der Personenseite aus ein Dokument gezielt für eine oder mehrere Personen ins Portal stellen – eine Freigabe, ein Zustellnachweis.
Art, Wohnung oder Haus, bis zu sechs Fotos – wenige Minuten später steht der Vorgang beim Bearbeiter.
Neue Telefonnummer, E-Mail oder Anschrift trägt der Bewohner selbst ein; im Büro mit einem Klick übernommen.
Läuft ein Umlaufbeschluss, sieht der Eigentümer, ob seine Stimme fehlt, und stimmt direkt ab.
„Meine Termine“ mit Kalenderdatei; Terminarten lassen sich allen Portalnutzern oder nur den Beiräten anbieten.
Wer einen Schlüssel hat, sieht ihn, meldet einen Verlust oder bestellt einen Nachschlüssel.
Jedes Anliegen hat ein Gespräch, immer an einem Vorgang: mit Fotos, Lesehaken und dem Hinweis, wann das Büro antwortet. Interne Notizen bleiben intern.
Zwei klare Wege mit je einem Satz Erklärung, dazu die Notrufnummer der Verwaltung; Anliegen sind Karten, gelb bei neuer Antwort.
Belege, Buchungen und Kontoauszüge prüfen, ein Haken je Beleg; sichtbar, was die anderen Beiräte schon abgehakt haben.
Etwa die Erhaltungsrücklage: Stand, Jahressummen und alle Umsätze laufend aus den eingelesenen Auszügen, jeder Abruf protokolliert.
Das Modell des Hauses mit der eigenen Wohnung hervorgehoben und der Grundriss des Geschosses – nur zum Ansehen, für einzelne Personen freigegeben.
Neben den Kontoauszügen lassen sich Policen oder Wartungsverträge aus dem Archiv beigeben; jeder Abruf wird festgehalten.
Notruf, Ihre Rufnummer, bis zu zehn Notdienste – in Ihrer Schrift und Hausfarbe; ändert sich eine Firma, gibt es von selbst eine neue Fassung.
Bewohner scannen den Code und sehen die aktuelle Fassung – ohne App, ohne Anmeldung, jede Nummer zum Antippen.
Wasser abgestellt, Ablesetermin, Treppenhausreinigung: gültig von–bis, danach verschwindet der Hinweis.
Die Auswertung zeigt je Haus, wie oft gescannt wurde und ob im Treppenhaus eine überholte Fassung hängt.
Für Bewohner aufgeklappt, für vermietende Eigentümer zugeklappt, Sonderaushänge oben.
Gewählte Größen kommen so aufs Blatt, die Schrift füllt auf Wunsch die freie Fläche, eine PDF-Vorschau zeigt den Aushang vor dem Speichern.
Bewohner tragen am QR-Code ihre Mail ein und erfahren von neuen Aushängen ihres Hauses – geschützt gegen Missbrauch, abmelden per Knopf.
Am Haus anmelden, Tätigkeit antippen, mit „Fertig“ beenden, Fotos und Notiz dazu – je Haus und Jahr entsteht ein Vorgang mit allen Einsätzen.
Jeder Schritt landet zuerst auf dem Handy und wird übertragen, sobald wieder Netz da ist; doppelt Gesendetes zählt nur einmal.
Anmeldung, Beginn, Ende und Abmeldung mit Entfernung zum Haus, weit entfernte Schritte rot markiert; die Pflicht zur Ortung ist abschaltbar.
Startliste je Firma, eigene Tätigkeiten mit Hinweis auf ähnliche Schreibweisen, die häufigsten stehen oben.
Stunden je Objekt und Woche, Zeit je Tätigkeit, Hinweise auf fehlende Abmeldung; jede Korrektur steht im Jahresvorgang.
Unter „Ihre Aufträge“ annehmen, ablehnen, Termin ändern, erledigt melden und mit dem Büro schreiben – interne Notizen und andere Beteiligte sieht die Firma nie.
Häufige Fragen
Was Hausverwaltungen dazu meist wissen möchten.
Nein. Jeder bekommt eine persönliche Einladung mit Link. Zugänge werden Haus für Haus über einen Vorgang ausgerollt.
Ja. Bereitgestellt, angezeigt und geöffnet wird je Unterlage und Zugang festgehalten, jeder einzelne Abruf. Die Zustimmung zur elektronischen Zustellung liegt als Nachweis im Archiv.
Auf Ihrem eigenen Server, unter Ihrer eigenen Adresse. Unterlagen werden abgeholt, statt als Anhang durch fremde Postfächer zu wandern.
Nein. Bewohner scannen den QR-Code im Treppenhaus und sehen die aktuelle Fassung im Browser, ohne Anmeldung.
Ja. Jeder Mitarbeiter einer Firma bekommt einen eigenen Zugang. Hausmeister erfassen ihre Einsätze am Haus mit dem Handy – auch ohne Netz im Keller –, Handwerksfirmen sehen ihre Aufträge, nehmen sie an, melden „Erledigt“ und schreiben mit dem Büro. Interne Notizen und andere Beteiligte des Vorgangs sehen sie nie. Beides ist seit Oktober 2026 im Probebetrieb.
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