Archiv, Briefe & Unterschrift

Ablegen, unterschreiben, verschicken – ohne Papier.

Jede PDF am Vorgang landet von selbst im Dokumentenarchiv – richtig benannt, im Ordner des Objekts und nie doppelt. Briefe entstehen auf Ihrem Briefbogen, Dokumente werden digital unterschrieben, und die Post geht aus dem Haus, ohne dass jemand kuvertiert.

Alle 24 Funktionen Gesprächstermin buchen

Archiv

Abgelegt, bevor jemand daran denkt.

praxi.casa ist direkt mit dem Dokumentenarchiv ecoDMS verbunden. Was an einem Vorgang ankommt, wird erkannt, benannt und beim Objekt abgelegt – die Archivnummer kommt zurück und steht am Vorgang.

  • Ablage von selbst

    Jede PDF aus E-Mails an Vorgängen kommt richtig benannt in den Ordner des Objekts – nie doppelt. Rechnungen nur auf Klick, damit nichts ungeprüft in die Buchhaltung rutscht.

  • Die Akte zum Vorgang

    Beim Schließen liegt der ganze Verlauf als PDF im Ordner „Schriftverkehr“, verknüpft mit Angeboten und Aufträgen. Wird ein Vorgang erneut geschlossen, entsteht eine neue Fassung desselben Dokuments.

  • Kontoauszüge sortieren sich

    Auszüge und Bankmitteilungen wandern stündlich beschriftet in den Ordner des Hauses, sobald Konto und Objekt eindeutig sind.

  • Ein Haken für das Portal

    Wer im Archiv den Haken „Portal“ setzt, gibt ein Dokument frei; wird er entfernt, ist die Freigabe zurückgezogen. Persönliche Unterlagen gibt praxi.casa nur frei, wenn die Person sicher bestimmt ist.

Unterschrift

Unterschreiben, ohne zu drucken.

Auftrag, Angebot, Vertrag: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, verschicken – das entfällt. Der Stempel sitzt per Maus an der richtigen Stelle, die digitale Signatur steckt im PDF, die unterschriebene Fassung liegt im Archiv.

  • Einmal hinterlegen: Unterschrift einscannen oder mit Stift am iPad schreiben, Funktion eintragen. Signiert wird mit dem persönlichen Zertifikat, sonst mit dem der Firma.
  • Am Dokument im Vorgang oder direkt über die Archivnummer – auch an mehreren Stellen und auf mehreren Seiten in einem Zug.
  • Prüfcode am Stempel: Wer ihn scannt, sieht, wer wann unterschrieben hat. Jeder Abruf wird festgehalten – beim Eigentümer gilt er als Lesebestätigung.
  • Die Unterschriftsliste zeigt alles, was je unterschrieben wurde: wann, von wem, zu welchem Vorgang, wo es im Archiv liegt.
  • Ohne fremden Signaturdienst. Alles läuft auf Ihrem Server – keine Gebühr je Unterschrift, kein Dokument verlässt das Haus.

Briefe

Ihr Briefbogen. Ohne Drucker.

Nicht jeder hat eine E-Mail-Adresse. Für alle anderen entstehen Briefe auf Ihrem Briefbogen – gedruckt, kuvertiert und zugestellt wird außer Haus, über den elektronischen Briefversand der E-POST.

  • Briefbogen mit Folgeseiten

    Erste Seite mit Logo, Anschrift und Infoblock, Folgeseiten schlank wie auf dem Papierbogen – und alles im Satzspiegel des Briefversands, auch angehängte Abrechnungen fremder Firmen.

    Eine Stelle für alle Briefe

  • E-POST von selbst

    Briefe werden eingeliefert, ohne dass jemand eine Datei hochlädt. Jeder Schritt bei der Post steht im Journal – eingeliefert, gedruckt, im Zielgebiet, verzogen –, Probleme rot am Vorgang.

    Sendestatus im Journal

  • Serien per Brief oder Mail

    Umlaufbeschluss, Jahresabrechnung, Einladung: ein Brief je Empfänger in einer Datei – oder eine Mail je Adresse mit allen Schreiben. Vorher Ablage im Archiv und Freigabe im Portal, nie doppelt.

    Testbrief auf Wunsch

Scan-Eingang

Papierpost gelesen, bevor sie jemand sortiert.

Was eingescannt im Eingangsordner des Archivs landet, liest praxi.casa alle fünf Minuten mit der eigenen Texterkennung – auf dem eigenen Server. Zu jedem Brief steht ein fertiger Vorschlag: welches Haus, welcher Ordner, welche Art, welcher Vertrag. Ein Mensch prüft und legt mit einem Klick ab.

Probebetrieb seit Oktober 2026

  • Liest, was im Brief steht

    Rechnung, Mahnung, Vertragsschreiben oder Information; dazu Briefdatum, Fälligkeit, Beträge, offene Posten, Kunden-, Vertrags- und Rechnungsnummer. Spalten und Tabellen liest die eigene Texterkennung deutlich besser als die Textebene des Scans.

  • Absender an der IBAN

    Den Absender erkennt praxi.casa an der IBAN, der USt-IdNr. oder dem Namen; typische Lesefehler in der IBAN werden über die Prüfziffer berichtigt, eigene Konten zählen nicht.

  • Das Haus nach Punkten

    Vertragsnummer, Objektnummer, Anschrift mit Bezug, frühere Ablagen: Jeder Hinweis zählt. „Eindeutig“ ist ein Vorschlag nur mit klarem Vorsprung – und nur, wenn kein Ort im Brief dem Haus widerspricht.

  • Ablegen mit einem Klick

    Alles im Vorschlag ist änderbar. „Ablegen“ setzt die Einordnung im Archiv, liest sie zur Kontrolle zurück und verknüpft den Brief mit dem Vertrag. Eindeutige Fälle sollen später ganz von selbst abgelegt werden.

Alle Funktionen

Archiv, Briefe & Unterschrift im Überblick.

Jede Funktion mit ihrem Stand: im Einsatz wird täglich benutzt, Probebetrieb läuft und wird erprobt, in Vorbereitung ist geplant oder in Teilen gebaut.

  • 15im Einsatz
  • 8im Probebetrieb
  • 1in Vorbereitung

Archiv

  • Ablage von selbst

    Im Einsatz

    Jede PDF am Vorgang kommt richtig benannt in den Ordner des Objekts im Dokumentenarchiv – nie doppelt, Rechnungen nur auf Klick.

  • Direkt verbunden mit ecoDMS

    Im Einsatz

    Ablegen, suchen und verknüpfen über die Schnittstelle; die Archivnummer kommt zurück und steht am Vorgang.

  • Kontoauszüge legen sich selbst ab

    Im Einsatz

    Auszüge und Bankmitteilungen wandern stündlich beschriftet in den Ordner des Hauses.

  • Freigabe ins Portal per Haken

    Im Einsatz

    Ein Haken im Archiv gibt ein Dokument im Portal frei, das Entfernen zieht die Freigabe zurück – in beide Richtungen abgeglichen.

  • Rechnungen erkannt, ohne Doppel

    Im Einsatz

    E-Rechnungen liefern Nummer, Datum und Aussteller, sonst erkennt praxi.casa ihn an USt-IdNr., IBAN oder Absender; vor der Ablage wird nach Doppeln gesucht.

  • Hochgeladene Dateien ins Archiv

    Probebetrieb

    Von Hand hochgeladene PDFs werden wie Mailanhänge abgelegt und versioniert; Rechnungen laufen mit „Zu Bearbeiten“ in die Rechnungsprüfung.

  • Objektauszug für Verkauf oder Verwalterwechsel

    Im Einsatz

    Alle Unterlagen eines Objekts als ZIP: Archiv nach Ordnern, Buchungen, Wirtschaftspläne und Vorgänge mit Verlauf – mit Inhaltsverzeichnis und Prüfsummen.

  • Scan-Eingang mit Ablagevorschlag

    Probebetrieb

    Eingescannte Post wird alle fünf Minuten mit der eigenen Texterkennung gelesen; zu jedem Brief steht ein fertiger Vorschlag für die Ablage.

  • Art, Fristen, Beträge und Absender

    Probebetrieb

    Rechnung, Mahnung, Vertragsschreiben oder Information; dazu Datum, Fälligkeit, Beträge, Nummern und der Absender an IBAN oder USt-IdNr.

  • Das Objekt nach Punkten

    Probebetrieb

    Vertragsnummer, Objektnummer, Anschrift und frühere Ablagen zählen; „eindeutig“ ist ein Vorschlag nur, wenn nichts im Brief widerspricht.

  • Eindeutige Scans von selbst ablegen

    In Vorbereitung

    Sobald sich die Vorschläge im Alltag bewährt haben, sollen eindeutige Scans ohne Klick abgelegt werden.

Briefe

  • Ihr Briefbogen

    Im Einsatz

    Alle Briefe entstehen auf Ihrem Briefbogen, mit eigenen Folgeseiten und im Satzspiegel des elektronischen Briefversands.

  • Brief per E-POST

    Im Einsatz

    Briefe werden von selbst eingeliefert, gedruckt und zugestellt; jeder Schritt bei der Post steht im Journal, Probleme rot am Vorgang.

  • Serienbrief in einer Datei

    Im Einsatz

    Für alle ohne E-Mail-Adresse entsteht ein Brief je Empfänger, gesammelt in einer Datei mit eigener Seitenzählung.

  • Kostenloser Testbrief

    Im Einsatz

    Ein Testbrief wird von der Post geprüft, aber nicht gedruckt; derselbe Brief ein zweites Mal geht nur mit Angabe eines Grundes.

  • Sendungsjournal der Post

    Im Einsatz

    Täglich kommen Status, Einschreiben-Nummer und Adressrückmeldungen jedes Briefs zurück und werden dem Dokument zugeordnet.

  • Serienbriefe mit Testlauf

    Probebetrieb

    Etwa für die Jahresabrechnung: Je Empfänger kann vorab ein kostenloser Testbrief hinausgehen; beanstandet ihn die Post, bleibt genau diese Datei gesperrt.

  • Brief aus dem Vorgang

    Probebetrieb

    Statt einer Mail ein Brief auf dem Firmenbogen, mit Unterschrift und digitaler Signatur – gedruckt oder per E-POST, auch als Mail-Anhang.

  • Serie per E-Mail

    Probebetrieb

    Unterlagen zur Versammlung gehen auf Wunsch per Mail statt per Brief: eine Mail je Adresse mit allen Schreiben, mit Ablage und Portalfreigabe.

Unterschrift

  • Digital unterschreiben

    Im Einsatz

    Stempel per Maus an die richtige Stelle, Signatur mit persönlichem oder Firmenzertifikat im PDF – auch an mehreren Stellen in einem Zug.

  • Prüfcode am Stempel

    Im Einsatz

    Wer den QR-Code scannt, sieht, wer wann unterschrieben hat; jeder Abruf wird festgehalten.

  • Unterschriftsliste

    Im Einsatz

    Alles, was je unterschrieben wurde: wann, von wem, zu welchem Vorgang, wo es im Archiv liegt.

  • Unterschriebenes Exemplar beim Mailen

    Im Einsatz

    Beim Versand aus dem Vorgang bietet praxi.casa statt des Originals das unterschriebene Exemplar an.

  • Seitenzahl auf der Prüfseite

    Probebetrieb

    Wer den QR-Code am Stempel scannt, sieht auch die Seitenzahl – so fällt am Ausdruck auf, wenn Seiten fehlen oder hinzugekommen sind.

Häufige Fragen

Kurz gefragt. Kurz beantwortet.

Was Hausverwaltungen dazu meist wissen möchten.

Welches Dokumentenarchiv wird unterstützt?

praxi.casa ist direkt über die Schnittstelle mit ecoDMS verbunden: ablegen, suchen, verknüpfen und die Portal-Freigabe per Haken.

Braucht die digitale Unterschrift einen fremden Dienst?

Nein. Signiert wird auf Ihrem Server mit dem persönlichen Zertifikat des Mitarbeiters oder dem der Firma. Es gibt keine Gebühr je Unterschrift, und kein Dokument verlässt das Haus.

Wie kommen Briefe zur Post?

Über den elektronischen Briefversand der E-POST: praxi.casa liefert die Briefe ein, gedruckt, kuvertiert und zugestellt wird außer Haus. Der Zustellstand kommt zurück ins Journal.

Passt dazu

Weiter im Haus.

Alle Bereiche und Funktionen

Vorführung

Archiv, Briefe & Unterschrift ansehen. Am echten Arbeitsplatz.

Gesprächstermin buchen Per E-Mail anfragen 03437 937788