Telefon & Tim

Jeder Anruf landet beim richtigen Vorgang.

Die meisten Anrufe in einer Hausverwaltung sind Meldungen. Tim, der digitale Assistent, nimmt sie vollständig auf, legt einen Vorgangsentwurf an und stellt durch, wenn es dringend ist. Am Arbeitsplatz zeigt praxi.casa bei jedem Anruf, wer dran ist.

Alle 16 Funktionen Gesprächstermin buchen

Am Arbeitsplatz

Es klingelt. Und Sie wissen schon, wer es ist.

praxi.casa meldet sich im Browser am Telefonzugang des Mitarbeiters an. Klingelt es, steht der Anrufer mit Objekt und Rolle auf dem Bildschirm – und hat Tim vorher gesprochen, auch das, was er schon erfahren hat.

  • Anrufer erkannt

    Die Rufnummer wird mit Mietern, Eigentümern und Firmen abgeglichen – mit Objekt, Einheit und Rolle. Dafür nutzt praxi.casa den sipgate-Zugang des Mitarbeiters, nur lesend.

  • Weitergeleitet mit Vorwissen

    Stellt Tim durch, steht im Anruferfenster, was er schon weiß: Name, Anlass, Objekt und die angelegte Meldung. Niemand muss noch einmal von vorn fragen.

  • Notizen per Anruf

    Unterwegs ruft ein Mitarbeiter von seinem Handy aus Tim an und diktiert eine Notiz. Ein bis zwei Minuten später liegt sie als Vorgang bei ihm, das Objekt ist zugeordnet, wenn die Straße eindeutig ist.

  • Unterlagen? Bitte ins Portal.

    Fragt ein Eigentümer nach seiner Abrechnung, verweist Tim ins Portal oder schickt nach dem Gespräch eine Einladung per E-Mail. Antwortet der Empfänger, geht der Vorgang wieder auf.

  • In Erprobung: Telefonieren im Browser

    Wählen, annehmen, stumm schalten und Wähltasten direkt in praxi.casa, dazu eine kleine Windows-App. Als Nächstes kommt eine lückenlose Anrufliste aus dem Server – mit Einträgen am Vorgang.

Digitaler Assistent

Tim nimmt ab. Auch nach Feierabend.

Die meisten Anrufe in einer Hausverwaltung sind Meldungen: Es tropft, die Heizung ist kalt, der Aufzug steht. Tim nimmt sie vollständig auf, damit Ihr Team mit einem fertigen Entwurf weiterarbeitet – statt mit einem Zettel.

  • Erkennt Anrufer an der Rufnummer und ordnet Objekt und Einheit zu.
  • Legt Entwürfe an, die ein Mensch prüft und freigibt – nichts geht ungesehen durch.
  • Stellt durch, wenn es dringend ist oder der Anrufer es wünscht – nach festen Regeln.
  • Sortiert vor: Auch zu E-Mails und WhatsApp-Nachrichten schlägt Tim den passenden Vorgang vor.
  • Gibt sich immer als KI zu erkennen und fragt, ob das Gespräch aufgezeichnet werden darf.
Timdigitaler Assistent · Beispiel
  1. Hier ist Tim, der digitale Assistent Ihrer Hausverwaltung. Ist es in Ordnung, wenn ich das Gespräch aufzeichne?
  2. Ja. Bei uns tropft es im Bad von der Decke.
  3. Das nehme ich sofort auf. Sie wohnen in der Musterstraße 12, zweites Obergeschoss links – stimmt das?
  4. Genau.
  5. Danke. Ich lege die Meldung als dringend an und verbinde Sie mit einer Kollegin.
Vorgangsentwurf
Anliegen
Wasserschaden Bad
Objekt
Musterstraße 12 · 2. OG links
Dringlichkeit
dringend
Weiter
durchgestellt

Alle Funktionen

Telefon & Tim im Überblick.

Jede Funktion mit ihrem Stand: im Einsatz wird täglich benutzt, Probebetrieb läuft und wird erprobt, in Vorbereitung ist geplant oder in Teilen gebaut.

  • 10im Einsatz
  • 4im Probebetrieb
  • 2in Vorbereitung

Tim, der digitale Assistent

  • Nimmt Anrufe an – rund um die Uhr

    Im Einsatz

    Tim fragt das Anliegen geordnet ab, auch nachts und am Wochenende, und gibt sich immer als KI zu erkennen.

  • Erkennt Anrufer

    Im Einsatz

    An der Rufnummer erkennt Tim Mieter, Eigentümer und Firmen und ordnet Objekt und Einheit zu.

  • Vorgangsentwurf zur Freigabe

    Im Einsatz

    Aus dem Gespräch entsteht ein Entwurf mit Zusammenfassung, Abschrift und Aufzeichnung; ein Mitarbeiter prüft und übernimmt mit einem Klick.

  • Durchstellen nach Regeln

    Im Einsatz

    Ist es dringend oder wünscht der Anrufer es, verbindet Tim mit einem erreichbaren Mitarbeiter – zu Bürozeiten; den Notdienst jederzeit.

  • Verweist ins Portal und lädt ein

    Im Einsatz

    Braucht ein Anrufer Unterlagen, verweist Tim ins Portal oder schickt nach dem Gespräch eine Einladung per E-Mail.

  • Feste Gesprächsregeln

    Im Einsatz

    Tim liest keine internen Nummern vor, vereinbart keine Termine für Unbekannte und verweist Wohnungsanfragen an das Portal.

  • Sortiert Mails und WhatsApp vor

    Im Einsatz

    Zu jeder neuen Nachricht ohne Vorgang schlägt die KI den passenden Vorgang vor.

  • Notizen per Telefon an Tim

    Probebetrieb

    Mitarbeiter rufen von unterwegs an und diktieren eine Notiz; ein bis zwei Minuten später steht sie als Vorgang bei ihnen.

  • Mehrere Anliegen in einem Anruf

    Probebetrieb

    Nennt ein Anrufer mehrere Anliegen, stehen alle in derselben Meldung; hohe Dringlichkeit und Rückrufwunsch setzen sich durch.

  • Leitfaden in Fassungen, nachts ausgewertet

    Im Einsatz

    Der Gesprächsleitfaden wird in nummerierten Fassungen eingesetzt; die nächtliche Auswertung ordnet jeden Anruf seiner Fassung zu, Auffälligkeiten fließen in die nächste.

  • Auskunft erst nach passender Anschrift

    Probebetrieb

    Über eigene Meldungen gibt Tim erst Auskunft, wenn der Anrufer erkannt ist und Straße und Hausnummer richtig nennt; die Meldung nimmt er immer auf.

  • Versteht Straßennamen genauer

    Probebetrieb

    Abkürzungen, Hausnummernbereiche und kleine Hörfehler fängt Tim auf, ohne ähnlich klingende Straßen zu verwechseln.

Am Arbeitsplatz

  • Anrufererkennung im Browser

    Im Einsatz

    Klingelt das Telefon, zeigt praxi.casa den Anrufer mit Objekt und Rolle – über den sipgate-Zugang des Mitarbeiters.

  • Weitergeleitet mit Vorwissen

    Im Einsatz

    Stellt Tim durch, sieht der Mitarbeiter sofort, was Tim schon erfahren hat: Name, Anlass, Objekt und Meldung.

  • Telefonieren im Browser

    In Vorbereitung

    Wählen, annehmen, stumm schalten und Wähltasten direkt in praxi.casa, dazu eine kleine Windows-App – in Erprobung.

  • Lückenlose Anrufliste

    In Vorbereitung

    Ein Dienst am Server schreibt alle Anrufe mit; daraus entstehen Anrufliste, Einträge am Vorgang und die Zeit je Gespräch.

Häufige Fragen

Kurz gefragt. Kurz beantwortet.

Was Hausverwaltungen dazu meist wissen möchten.

Gibt sich Tim als Computer zu erkennen?

Ja, immer. Tim stellt sich als digitaler Assistent vor und fragt, ob das Gespräch aufgezeichnet werden darf.

Entscheidet Tim selbst über Vorgänge?

Nein. Tim legt Entwürfe an, die ein Mitarbeiter prüft und freigibt. Nichts geht ungesehen durch.

Welche Telefonanlage wird gebraucht?

Der Sprachdienst des Assistenten ist fonio, die Anrufererkennung am Arbeitsplatz nutzt sipgate. Telefonieren direkt im Browser ist in Erprobung.

Passt dazu

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