WEG-Verwaltung

Die Gemeinschaft an einer Stelle.

Abstimmen ohne Zettelrücklauf, prüfen ohne Ordnerberge, abrechnen ohne Suchen: Für Eigentümergemeinschaften führt praxi.casa Beschlüsse, Belegprüfung, Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan zusammen – und jeder Schritt steht im Vorgang.

Alle 18 Funktionen Gesprächstermin buchen

Beschlüsse

Abstimmen per Knopf. Verkünden mit einem Klick.

Für Eigentümergemeinschaften läuft der Umlaufbeschluss als Vorgang: vom Entwurf über die Stimmabgabe bis zur Verkündung. Am Ende steht jeder Beschlusspunkt in der Beschluss-Sammlung des Hauses – mit laufender Nummer, Ergebnis und Verweis auf den Vorgang.

Ablauf eines Umlaufbeschlusses

  1. Schritt 1AnlegenBeschlusspunkte im Wortlaut, Frist und Mehrheit nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen. Die Stimmberechtigten kommen aus den Stammdaten.
  2. Schritt 2VersendenJeder Eigentümer bekommt eine eigene Mail mit den Knöpfen Ja, Nein, Enthaltung. Wer keine E-Mail hat, bekommt das Abstimmungsblatt per Brief – mit QR-Code.
  3. Schritt 3ErinnernVor Fristende erinnert praxi.casa von selbst – nur die, deren Stimme noch fehlt.
  4. Schritt 4AuszählenNach der Frist wird ausgezählt. Zurückgeschickte Blätter trägt das Büro in der Zeile des Eigentümers nach.
  5. Schritt 5VerkündenDas Ergebnis geht an alle Eigentümer, steht in der Beschluss-Sammlung und liegt im Archiv.

  • Beschluss-Sammlung je Haus

    Alle Beschlüsse einer Gemeinschaft an einer Stelle, mit Suche und Druckansicht. Vorhandene Sammlungen werden übernommen, neue Beschlüsse schließen lückenlos an.

  • Erst prüfen, dann abgeben

    Der Knopf in der Mail belegt die Wahl nur vor, abgegeben wird auf der Abstimmungsseite. So stimmt kein Virenprüfer versehentlich mit. Jeder Eigentümer bekommt eine Bestätigung seiner Stimmen.

  • Alles am Vorgang

    Versand, Rückfragen, Stimmen, Erinnerung und Verkündung stehen im Verlauf. Antworten der Eigentümer landen im selben Vorgang.

Belegprüfung

Der Beirat prüft. Online, Beleg für Beleg.

Statt Ordnerbergen im Büro: praxi.casa liest die Hausabrechnung ein, legt jeder Buchung ihren Beleg aus dem Archiv daneben und gibt die Prüfung dem Verwaltungsbeirat im Portal frei. Den Prüftermin bucht der Beirat selbst.

  • Belege von selbst daneben

    Jeder Buchung der Hausabrechnung wird der Beleg aus dem Archiv zugeordnet – bei Abschlägen samt Schlussrechnung, dazu die Kontoauszüge des Prüfjahres.

  • Ein Haken je Beleg

    Jeder Beirat sieht, was die anderen schon abgehakt haben; Rückfragen stehen direkt am Beleg. Einzelne Konten lassen sich für den Beirat ausblenden.

  • Protokoll und Soll-Ist von selbst

    Am Ende stehen Prüfprotokoll und Soll-Ist-Übersicht als PDF bereit.

  • Neue Fassung? Arbeit bleibt.

    Wird die Hausabrechnung ausgetauscht, gleicht praxi.casa die neue Fassung ab: Haken, Rückfragen und von Hand zugeordnete Belege bleiben erhalten, eine freigegebene Prüfung bleibt freigegeben.

Jahresabrechnung & Wirtschaftsplan

Abrechnen und gleich versenden.

Aus den Buchungen des Jahres entstehen Gesamt- und Einzelabrechnungen und der Wirtschaftsplan für das Folgejahr. Unterschrieben, mit Prüfcode und auf jedem Weg verschickt – im Probebetrieb neben der bisherigen Software, im Echtbetrieb mit der Buchhaltung ab Januar 2027.

Probebetrieb · Echtbetrieb ab Januar 2027

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan der Eigentümergemeinschaft

Aus den Buchungen des Jahres entstehen Gesamt- und Einzelabrechnungen mit Erhaltungsrücklage, Vermögensbericht und Abstimmung mit den Bankkonten. Je Eigentümer liegt alles in einer Datei: Anschreiben mit dem Ergebnis auf einen Blick, Abrechnung, Bescheinigung nach § 35a EStG und die Heizkostenabrechnung des Messdienstes – auf Ihrem Briefbogen und passend für den Briefversand.

Der Wirtschaftsplan entsteht als Vorschlag aus der letzten Abrechnung: Anteil nach Verteilerschlüssel, Heizung und Wasser nach Verbrauch, Vorschüsse je Eigentümer mit der Veränderung zum Vorjahr. Die Beträge lassen sich anpassen; neue Vorschüsse gelten erst mit dem Beschluss der Versammlung. Solange eine Abrechnung Mängel hat, wird nichts gedruckt.

  • Gesamt- und Einzelabrechnung
  • Erhaltungsrücklage
  • § 35a je Eigentümer
  • Heizkosten je Eigentümer
  • Wirtschaftsplan als Vorschlag
  • Ein PDF je Eigentümer

Unterschrieben verschickt

Ein Knopf je Objekt: praxi.casa ermittelt den heutigen Eigentümer jedes Kontos mit Anschrift und E-Mail, setzt den Stempel mit Prüfcode, unterschreibt das ganze Dokument digital und verschickt – Archiv, Portal, eine Mail mit allen Exemplaren oder ein Brief. Vorher gibt es eine Probe an sich selbst.

  • Prüfcode im Anschreiben
  • Archiv, Portal, Mail, Brief
  • Dokumentiert im Vorgang

Wirtschaftsplan bearbeiten

Der Vorschlag kommt aus der letzten Abrechnung, die Beträge lassen sich je Position anpassen. Der Plan ändert kein Soll – die neuen Vorschüsse gelten erst mit dem Beschluss der Versammlung.

  • Vorschlag aus der Abrechnung
  • Veränderung je Eigentümer
  • Gilt ab Beschluss

Alle Funktionen

WEG-Verwaltung im Überblick.

Jede Funktion mit ihrem Stand: im Einsatz wird täglich benutzt, Probebetrieb läuft und wird erprobt, in Vorbereitung ist geplant oder in Teilen gebaut.

  • 11im Einsatz
  • 6im Probebetrieb
  • 1in Vorbereitung

Beschlüsse

  • Umlaufbeschluss per E-Mail

    Im Einsatz

    Jeder Eigentümer bekommt eine eigene Mail mit dem Beschlussantrag im Wortlaut und den Knöpfen Ja, Nein, Enthaltung.

  • Persönlicher Zugangscode

    Im Einsatz

    Abstimmen per Mail-Knopf, über den QR-Code auf dem Abstimmungsblatt oder mit dem neunstelligen Code auf der Abstimmungsseite; nach fünf Fehlversuchen wird gesperrt.

  • Brief für Eigentümer ohne E-Mail

    Im Einsatz

    Anschreiben, Abstimmungsblatt zum Ankreuzen und QR-Code; zurückgeschickte Blätter trägt das Büro in der Zeile des Eigentümers nach.

  • Erst prüfen, dann abgeben

    Im Einsatz

    Der Knopf in der Mail belegt die Wahl nur vor, abgegeben wird auf der Abstimmungsseite; danach kommt eine Bestätigung in Textform.

  • Erinnern und auszählen von selbst

    Im Einsatz

    Vor Fristende erinnert praxi.casa nur an die fehlenden Punkte, nach der Frist wird nach Köpfen oder Miteigentumsanteilen ausgezählt.

  • Verkünden mit einem Klick

    Im Einsatz

    Das Ergebnis geht als Brief auf dem Kopfbogen an alle Eigentümer, liegt im Archiv und steht in der Beschluss-Sammlung.

  • Beschluss-Sammlung je Haus

    Im Einsatz

    Alle Beschlüsse mit Suche und Druckansicht; vorhandene Sammlungen werden übernommen, neue schließen lückenlos an.

  • Einladung und Teilnahme an Versammlungen

    In Vorbereitung

    Über dieselbe Seite sollen künftig auch Einladungen und die Teilnahme an Eigentümerversammlungen laufen.

  • Verwalterbestellung im Blick

    Probebetrieb

    Die Laufzeit der Bestellung liest praxi.casa aus der Beschluss-Sammlung; neun Monate vor Ablauf steht ein Hinweis am Objekt.

Belegprüfung

  • Belege von selbst zugeordnet

    Im Einsatz

    praxi.casa liest die Hausabrechnung ein und ordnet jeder Buchung den Beleg aus dem Archiv zu – Abschläge samt Schlussrechnung, dazu die Kontoauszüge.

  • Prüfen im Portal

    Im Einsatz

    Der Verwaltungsbeirat prüft online, ein Haken je Beleg, Rückfragen direkt am Beleg; Protokoll und Soll-Ist-Übersicht entstehen von selbst.

  • Hausabrechnung austauschen

    Im Einsatz

    Kommt eine neue Fassung der Abrechnung, bleiben Haken, Rückfragen und von Hand zugeordnete Belege erhalten.

  • Termin zur Belegprüfung

    Im Einsatz

    Beiräte buchen den Prüftermin selbst über einen Link oder im Portal.

Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan

  • Gesamt- und Einzelabrechnung

    Probebetrieb

    Aus den Buchungen des Jahres, mit Erhaltungsrücklage, Vermögensbericht und Abstimmung mit den Bankkonten; solange Mängel bestehen, wird nichts gedruckt.

  • Eine Datei je Eigentümer

    Probebetrieb

    Anschreiben mit dem Ergebnis auf einen Blick, Abrechnung, Bescheinigung nach § 35a EStG, Heizkostenabrechnung und Einzelwirtschaftsplan.

  • Unterschrieben verschickt – auf jedem Weg

    Probebetrieb

    Stempel mit Prüfcode, digitale Signatur, dann ein Knopf: Archiv, Portal, E-Mail oder Brief, dokumentiert im Vorgang; vorher eine Probe an sich selbst.

  • Wirtschaftsplan als Vorschlag

    Probebetrieb

    Aus der letzten Abrechnung, nach Verteilerschlüssel und Verbrauch, mit der Veränderung je Eigentümer; neue Vorschüsse gelten erst mit dem Beschluss.

  • Beschluss wird zum neuen Soll

    Probebetrieb

    „Beschluss übernehmen“ macht die beschlossenen Vorschüsse zum Soll jedes Eigentümers, mit Vorschau vorher und anteilig bei Wechsel im Jahr.

Häufige Fragen

Kurz gefragt. Kurz beantwortet.

Was Hausverwaltungen dazu meist wissen möchten.

Ist ein Umlaufbeschluss per E-Mail möglich?

Ja. Jeder Eigentümer bekommt eine eigene Mail mit dem Beschlussantrag im Wortlaut und Knöpfen zum Abstimmen; wer keine E-Mail-Adresse hat, bekommt ein Abstimmungsblatt per Brief. praxi.casa erinnert, zählt aus und trägt das verkündete Ergebnis in die Beschluss-Sammlung ein.

Wie prüft der Verwaltungsbeirat die Belege?

Im Portal: Jede Buchung der Hausabrechnung hat ihren Beleg aus dem Archiv, der Beirat setzt einen Haken oder stellt eine Rückfrage. Protokoll und Soll-Ist-Übersicht entstehen von selbst.

Erstellt praxi.casa die Jahresabrechnung?

Ja, im Probebetrieb: Gesamt- und Einzelabrechnung mit Erhaltungsrücklage, Vermögensbericht, Bescheinigung nach § 35a EStG und Wirtschaftsplan. Der Echtbetrieb beginnt mit der Buchhaltung im Januar 2027.

Passt dazu

Weiter im Haus.

Alle Bereiche und Funktionen

Vorführung

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